beAV Pro - Benutzerhandbuch v1.12

Ihr digitaler Helfer für die Betriebsorganisation

Was ist beAV Pro?

beAV Pro ist Ihre zentrale Schaltstelle für alle wichtigen Abläufe in Ihrem Bau- oder Tiefbauunternehmen. Stellen Sie sich die Software wie einen digitalen Aktenordner vor, der nicht nur Ihre Unterlagen aufbewahrt, sondern Sie auch aktiv an wichtige Termine erinnert.

Mit beAV Pro können Sie:

So starten Sie

Anmelden

  1. Öffnen Sie beAV Pro in Ihrem Browser
  2. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein (z.B. max.mustermann)
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein
  4. Klicken Sie auf "Anmelden"

Die Hauptnavigation

Am oberen Bildschirmrand finden Sie die Hauptmenüleiste. Hier können Sie zwischen den verschiedenen Bereichen wechseln:

SymbolBereichWofür?
DashboardStartseiteÜbersicht und Warnungen
WochenplanerWochenplanungBaustellen und Personalplanung
PersonalMitarbeiterAlle Mitarbeiterdaten
AdressenKontakteAuftraggeber und Partner
AuftragsverwalterAufträgeAlle Bauprojekte
OPOSFinanzenOffene Posten im Blick
FuhrparkFahrzeugeAutos, LKW, Bagger
InventarAusstattungWerkzeuge, Geräte, Material
WerkstattReparaturenWerkstattaufträge
UrlaubsplanerKalenderUrlaub und Krankheit

Die einzelnen Bereiche im Detail

1. Dashboard - Ihre Startseite

Das Dashboard ist wie Ihr persönlicher Assistent: Es zeigt Ihnen auf einen Blick, was gerade wichtig ist und wo Sie handeln müssen.

Was Sie hier sehen

Warnungen und Erinnerungen:

Das Dashboard zeigt Ihnen verschiedene Hinweise an, aufgeteilt nach Bereichen:

Personalwarnungen:

Auftragswarnungen: Fahrzeugwarnungen: Inventarwarnungen:

Farben verstehen

Dashboard anpassen

Über das Zahnrad-Symbol im Dashboard oder das Konfigurationsmenü (Benutzermenü → "Config" → Tab "Dashboard") können Sie festlegen:

2. Wochenplaner - Wer arbeitet wo?

Der Wochenplaner ist das Herzstück für Ihre tägliche Planung. Hier legen Sie fest, welche Baustellen welchen Mitarbeitern zugewiesen werden.

> Grundprinzip: Baustellen werden den Mitarbeitern zugewiesen - nicht umgekehrt! Ein Mitarbeiter kann mehrere Baustellen am selben Tag haben.

Die Ansicht verstehen

Der Wochenplaner zeigt eine Tabelle:

Bearbeitungsmodus aktivieren

Bevor Sie Änderungen vornehmen können, müssen Sie den Bearbeitungsmodus starten:

  1. Klicken Sie auf den Button "Bearbeitung starten"
  2. Der Button wird grün und zeigt "Bearbeitung läuft"
  3. Jetzt können Sie Baustellen zuweisen, kopieren, löschen etc.
  4. Wenn Sie fertig sind: "Bearbeitung beenden" klicken
> Wichtig - Sperrsystem: Nur eine Person kann den Wochenplaner gleichzeitig bearbeiten. Andere Benutzer sehen "Gesperrt von [Name]". Falls jemand vergisst die Bearbeitung zu beenden (z.B. zur Baustelle fährt oder der Computer abstürzt), wird die Sperre nach einer einstellbaren Zeit (Standard: 15 Minuten) automatisch aufgehoben.

Baustellen anlegen

Möglichkeit 1: Aus einem Auftrag übernehmen (+ aus Auftrag)

  1. Klicken Sie auf "+ aus Auftrag"
  2. Geben Sie mindestens 2 Zeichen ein (Auftragsnummer, Straße oder Ort)
  3. Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus der Liste
  4. Die Daten werden automatisch übernommen (Straße, Ort, Auftraggeber, Bauleiter)
Möglichkeit 2: Manuell erstellen (+ Manuell)
  1. Klicken Sie auf "+ Manuell"
  2. Geben Sie ein: Straße (Pflichtfeld), Ort, Auftraggeber, Bauleiter
  3. Optional: Auftragsnummer, Fahrzeuge (LKW, Tieflader, Bagger), Notiz
  4. Speichern - die Baustelle erscheint im rechten Panel

Baustellen zuweisen

  1. Ziehen Sie eine Baustelle aus dem rechten Panel
  2. Lassen Sie sie auf der gewünschten Zelle (Mitarbeiter + Tag) fallen
  3. Die Baustelle erscheint in der Zelle
  4. Für mehrere Mitarbeiter: Wiederholen Sie den Vorgang
Mehrere Baustellen pro Tag: Ein Mitarbeiter kann bis zu 10 Baustellen am selben Tag haben. Diese werden untereinander in der Zelle angezeigt.

Arbeitszeiten vergeben

Optional können Sie für jede Zuweisung Arbeitszeiten hinterlegen:

  1. Rechtsklick auf eine zugewiesene Baustelle in der Tabelle
  2. Wählen Sie "Zeit vergeben"
  3. Geben Sie Start- und Endzeit ein
  4. Die Zeiten werden bei der Baustelle angezeigt (im Zeiten-Modus)

Kopier-Funktionen

Rechtsklick auf eine zugewiesene Baustelle bietet viele Möglichkeiten:

FunktionBeschreibung
Auf nächsten Tag kopierenKopiert die Zuweisung auf den Folgetag
Auf ganze Woche kopierenKopiert auf alle verbleibenden Werktage (Mo-Fr)
Auf nächsten Montag kopierenKopiert in die nächste Woche
Auf bestimmten Tag kopierenKalender öffnet sich - Datum wählen
Bis Datum kopierenKopiert auf alle Werktage bis zum gewählten Datum
Feiertage werden beim Kopieren automatisch übersprungen!

Baustellen im Panel verwalten

Rechtsklick auf eine Baustelle im rechten Panel:

Baustelle beenden

Wenn eine Baustelle abgeschlossen ist:

  1. Rechtsklick auf die Baustelle in der Tabelle
  2. Wählen Sie "Baustelle beenden"
  3. Wählen Sie: Nur für diesen Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter
  4. Alle zukünftigen Zuweisungen werden entfernt

Abwesenheiten eintragen (Urlaub, Krank, etc.)

Rechtsklick auf eine leere Zelle (ohne Baustelle):

> Automatische Synchronisation: Urlaube und Krankheitstage, die hier eingetragen werden, erscheinen automatisch im Urlaubsplaner - und umgekehrt! Es ist keine separate Buchung nötig.

Status-Farben

Ansichtsmodi

Über den Button oben rechts können Sie zwischen drei Ansichten wechseln:

Weitere Funktionen

3. Personal - Ihre Mitarbeiter

Hier verwalten Sie alle Informationen zu Ihren Mitarbeitern.

Neuen Mitarbeiter anlegen

  1. Klicken Sie auf "Neu" oder "Mitarbeiter anlegen"
  2. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe
  3. Füllen Sie die Felder aus (die mit * sind Pflichtfelder)

Die verschiedenen Bereiche (Tabs)

Stammdaten (Bogen): Hier finden Sie die Grunddaten:

Lohn: Urlaub/Krank: Führerschein: Dokumente: Hier laden Sie wichtige Unterlagen hoch: Für jedes Dokument können Sie ein "Gültig bis"-Datum eingeben. Das Dashboard warnt Sie rechtzeitig, wenn etwas abläuft.

Login:

Dokumente hochladen

  1. Gehen Sie zum Tab "Dokumente"
  2. Klicken Sie auf "Dokument hinzufügen"
  3. Wählen Sie die Kategorie (z.B. "Zertifikat")
  4. Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer
  5. Optional: Geben Sie das Ablaufdatum ein
  6. Speichern

Mitarbeiter suchen

Nutzen Sie das Suchfeld oben, um schnell einen Mitarbeiter zu finden. Sie können suchen nach:

4. Adressen - Auftraggeber und Partner

In diesem Bereich verwalten Sie alle Geschäftskontakte.

Welche Kontakte gehören hier?

Neuen Kontakt anlegen

  1. Klicken Sie auf "Neu"
  2. Füllen Sie die Grunddaten aus:
- Firmenname - Kürzel (3 Buchstaben für Schnellauswahl) - Adresse - Telefon, E-Mail, Webseite - Ansprechpartner
  1. Wählen Sie den Typ: Auftraggeber und/oder Nachunternehmer
  2. Speichern

Dokumente zu Kontakten

Auch hier können Sie wichtige Unterlagen ablegen:

Kontakte filtern

Über den Filter können Sie wählen:

5. Auftragsverwalter - Ihre Projekte

Der Auftragsverwalter begleitet jeden Auftrag von der Auftragserteilung bis zur letzten Rechnung.

Neuen Auftrag anlegen

  1. Klicken Sie auf "Neuer Auftrag"
  2. Eine Auftragsnummer wird automatisch vergeben (z.B. 2025-0001)
  3. Füllen Sie die Grunddaten aus:
- Auftraggeber (aus der Adressliste) - Bauleiter (aus der Personalliste) - Baumaßnahme (Beschreibung) - Baustellenadresse - Gewerke (Gas, Wasser, Strom, etc.) - Termine

Die verschiedenen Bereiche

Grunddaten:

Auftragsnummern: PB (Projektbestätigung): VRAO (Verkehrsrechtliche Anordnung): ABG (Anzeige Baustelleneinrichtung): Abrechnung: Hier erfassen Sie alles zur Abrechnung:

Aufmaße:

Rechnungen: Nachunternehmer-Rechnungen: Summenübersicht: Kontakte: Dokumente:

Was bedeuten die Abkürzungen?

AbkürzungBedeutung
VRAOVerkehrsrechtliche Anordnung - Genehmigung für Straßensperrungen
ABGAnzeige Baustelleneinrichtung - Genehmigung für Baustelleneinrichtung
PBProjektbestätigung - Bestätigung vom Auftraggeber
LEBLeistungserbringerbestätigung - Bestätigung dass Aufmaß geprüft wurde

6. OPOS - Offene Posten

OPOS gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre finanzielle Situation.

Was zeigt OPOS an?

Filter nutzen

Sie können die Ansicht filtern nach:

7. Fuhrpark - Ihre Fahrzeuge

Hier verwalten Sie alle Fahrzeuge und Großgeräte Ihres Unternehmens.

Was gehört in den Fuhrpark?

Neues Fahrzeug anlegen

  1. Klicken Sie auf "Neu"
  2. Ein Assistent führt Sie durch die Eingabe:
- Typ (PKW, LKW, Bagger, etc.) - Bezeichnung - Kennzeichen - Hersteller, Modell, Baujahr - Anschaffungsdaten

Die verschiedenen Bereiche

Stammdaten:

Technik: Termine: Prüfungen: Dokumente:

8. Inventar - Werkzeuge und Ausstattung

Das Inventar hilft Ihnen, den Überblick über alle Geräte, Werkzeuge und Materialien zu behalten.

Was gehört ins Inventar?

Neues Inventarstück anlegen

  1. Klicken Sie auf "Neu"
  2. Füllen Sie aus:
- Bezeichnung - Typ (Elektrogerät, Werkzeug, PSA, etc.) - Hersteller, Modell - Seriennummer, Inventarnummer - Lagerort - Wer ist verantwortlich?

Prüfungen erfassen

Viele Geräte müssen regelmäßig geprüft werden:

  1. Gehen Sie zum Tab "Prüfungen"
  2. Klicken Sie auf "Prüfung hinzufügen"
  3. Geben Sie ein: Art der Prüfung, Datum, wer hat geprüft, nächster Termin
  4. Das Dashboard erinnert Sie an anstehende Prüfungen

Dokumente

Auch hier können Sie ablegen:

9. Werkstatt - Reparaturen verfolgen

Die Werkstattverwaltung hilft Ihnen, Reparaturen und Wartungen zu dokumentieren.

Neuen Werkstattauftrag anlegen

  1. Klicken Sie auf "Neuer Auftrag"
  2. Eine Auftragsnummer wird automatisch vergeben (z.B. WA-00001)
  3. Wählen Sie, was repariert werden soll:
- Ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark, oder - Ein Gerät aus dem Inventar
  1. Beschreiben Sie den Schaden oder die gewünschte Arbeit
  2. Setzen Sie die Priorität (normal, hoch, dringend)

Der Ablauf eines Werkstattauftrags

Status-Stufen:

  1. Übermittelt: Der Auftrag wurde angelegt
  2. In Bearbeitung: Die Werkstatt arbeitet daran
  3. Erledigt: Die Arbeit ist fertig
  4. Storniert: Falls der Auftrag abgebrochen wird

Ausführung dokumentieren

Im Tab "Ausführung" können Sie erfassen:

Dokumente

Fügen Sie hinzu:

10. Urlaubsplaner - Jahresübersicht

Der Urlaubsplaner zeigt Ihnen auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter verfügbar ist.

Die Ansicht

Farben verstehen

FarbeBedeutung
GrünUrlaub
RotKrank
LilaSonderurlaub
OrangeÜberstundenabbau
CyanUrlaub aus Überstunden
Grau (Hintergrund)Feiertag

Status eintragen

  1. Klicken Sie auf eine Zelle (Mitarbeiter + Tag)
  2. Wählen Sie den Status
  3. Der Status wird gespeichert und angezeigt

Verbindung zur Personalverwaltung

Die eingetragenen Urlaubs- und Krankheitstage werden automatisch im Personalbereich (Tab "Urlaub/Krank") berücksichtigt.

Allgemeine Funktionen

Dokumente hochladen

Fast überall in beAV können Sie Dokumente ablegen. So funktioniert es:

  1. Gehen Sie zum Tab "Dokumente" (oder klicken Sie auf das Dokument-Symbol)
  2. Klicken Sie auf "Hinzufügen" oder das Plus-Symbol
  3. Wählen Sie eine Kategorie (z.B. Vertrag, Zertifikat, Rechnung)
  4. Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer
  5. Optional: Geben Sie ein Ablaufdatum ein - so werden Sie rechtzeitig erinnert
  6. Klicken Sie auf "Hochladen"
Unterstützte Dateitypen:

Suchen und Finden

In jedem Bereich gibt es ein Suchfeld. Geben Sie einfach ein, wonach Sie suchen:

Die Liste wird automatisch gefiltert.

Spaltenbreiten anpassen

In vielen Listen können Sie die Spaltenbreiten selbst anpassen:

  1. Fahren Sie mit der Maus an den Rand zwischen zwei Spaltenüberschriften
  2. Der Mauszeiger ändert sich
  3. Klicken und ziehen Sie, um die Breite anzupassen
  4. Ihre Einstellung wird gespeichert

Bearbeiten und Speichern

Viele Bereiche haben ein Bearbeiten-System:

  1. Klicken Sie auf "Bearbeiten", um Änderungen zu machen
  2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
  3. Klicken Sie auf "Speichern"
Dieses System verhindert, dass zwei Personen gleichzeitig dieselben Daten ändern.

Das Warnsystem verstehen

beAV warnt Sie automatisch bei wichtigen Terminen. Diese Warnungen erscheinen:

  1. Im Dashboard: Übersicht aller Warnungen
  2. In der jeweiligen Liste: Betroffene Einträge werden markiert

Wann werde ich gewarnt?

Vor Ablauf (Standard: 30 Tage):

Sie können die Vorwarnzeiten im Konfigurationsmenü anpassen (Benutzermenü → "Config" → Tab "Dashboard").

Konfiguration (Config-Menü)

Das Konfigurationsmenü erreichen Sie über Ihren Benutzernamen (rechts oben) → "Config". Hier können Sie beAV Pro an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Für alle Benutzer verfügbar

Tab "Passwort"

Hier können Sie Ihr eigenes Passwort ändern:

Tab "Dashboard"

Hier stellen Sie ein, welche Warnungen Sie im Dashboard sehen möchten:

Welche Bereiche Sie sehen, hängt von Ihren Berechtigungen ab.

Nur für Administratoren

Tab "DB/Storage"

Konfiguration des Dateispeichers für Dokumente:

Tab "Sicherheit"

- Einfach: mindestens 6 Zeichen - Standard: mindestens 8 Zeichen + Groß/Klein/Zahl - Streng: mindestens 12 Zeichen + alle Zeichenarten

Tab "Wochenplaner"

Tab "Urlaubskalender"

Tab "Personal"

Tab "Auftragsverwalter"

Einstellungen für VRAO/ABG/PB-Warnungen:

Dieser Tab ist auch für Mitarbeiter mit Auftragsverwalter-Berechtigung verfügbar.

Berechtigungen

Nicht jeder Mitarbeiter muss alles sehen und bearbeiten können. Der Administrator oder Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten können festlegen, wer auf welche Bereiche zugreifen darf:

BerechtigungWas kann man damit?
Personal bearbeitenMitarbeiterdaten ändern, Berechtigungen vergeben
Adressen bearbeitenKontakte ändern
Fuhrpark bearbeitenFahrzeugdaten ändern
Inventar bearbeitenInventardaten ändern
Werkstatt bearbeitenWerkstattaufträge bearbeiten
AuftragsverwalterAufträge einsehen und bearbeiten
OPOSFinanzübersicht einsehen
> Hinweis: Berechtigungen werden im Personalbereich unter dem Tab "Login" vergeben. Wer selbst die Berechtigung "Personal bearbeiten" hat, kann auch anderen Mitarbeitern Rechte zuweisen.

Datenschutz

beAV nimmt den Datenschutz ernst.

Mitarbeiterdaten löschen

Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Anonymisieren: Die persönlichen Daten werden entfernt, aber der Mitarbeiter bleibt als "Ehemaliger Mitarbeiter" in der Historie erhalten. So bleiben Zuordnungen (z.B. bei alten Baustellen) nachvollziehbar.
  1. Vollständig löschen: Alle Daten werden unwiderruflich gelöscht.

Dokumente

Hochgeladene Dokumente werden sicher auf Ihrem Server gespeichert und können nur von berechtigten Personen eingesehen werden.

Tipps für den Alltag

Tägliche Routine

  1. Starten Sie mit dem Dashboard - prüfen Sie auf Warnungen
  2. Öffnen Sie den Wochenplaner - ist alles für heute geplant?
  3. Bei Bedarf: Passen Sie die Planung an

Wöchentliche Aufgaben

  1. Wochenplaner: Nächste Woche planen
  2. Dashboard: Ablaufende Dokumente prüfen und erneuern
  3. Urlaubsplaner: Neue Urlaubsanträge eintragen

Bei neuen Aufträgen

  1. Auftrag im Auftragsverwalter anlegen
  2. VRAO/ABG-Termine eintragen
  3. Baustelle im Wochenplaner anlegen und zuweisen

Bei Fahrzeugproblemen

  1. Werkstattauftrag anlegen
  2. Fahrzeug/Gerät auswählen
  3. Problem beschreiben
  4. Nach Reparatur: Status auf "Erledigt" setzen

Häufige Fragen

Kann ich gelöschte Daten wiederherstellen? Nein, gelöschte Daten sind endgültig gelöscht. Seien Sie daher vorsichtig beim Löschen.

Warum kann ich etwas nicht bearbeiten? Möglicherweise bearbeitet gerade jemand anderes diese Daten. Warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut. Oder Sie haben keine Berechtigung dafür.

Wie ändere ich mein Passwort? Im Konfigurationsmenü unter dem Tab "Passwort" (Benutzermenü → "Config" → "Passwort").

Die Feiertage stimmen nicht. Was kann ich tun? In der Konfiguration kann das richtige Bundesland eingestellt werden. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Hilfe und Unterstützung

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich an:

Bernd Eller Schulstraße 28 56479 Neunkirchen

beAV Pro - Version 1.12 Diese Anleitung wurde erstellt für beAV Pro Benutzer.