Zeiterfassung in beAV Pro

Die Zeiterfassung in beAV Pro ist ein umfassendes Modul zur digitalen Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeiten.

⚠️ Wichtig

beAV ist KEINE Tracking-Software!

Alle angezeigten Daten basieren ausschließlich auf den Buchungen, die die Mitarbeiter selbst vornehmen. Es findet keine automatische Erfassung oder Überwachung statt.

Die zwei Zeiterfassungs-Modelle

beAV Pro unterstützt zwei verschiedene Modi für die Arbeitszeiterfassung, die sich grundlegend in der Verwaltung des Arbeitszeitkontos (AZK) unterscheiden:

Aspekt	Lohnbüro-Modell	Individual-Modell
AZK-Führung	Externes Lohnbüro	beAV intern
Überstunden-Verteilung	Nicht möglich	Mitarbeiter entscheidet
Monatsabschluss	Identisch in beiden Modellen: Snapshot-Funktion (unveränderlich) Config-abhängig: MA-Abschluss AN = 3-Phasen-Prozess \| MA-Abschluss AUS = manueller Snapshot
KUG-Status	Nicht verfügbar	Verfügbar (als Systemoption)

Lohnbüro-Modell

Funktion

Im Lohnbüro-Modell dient beAV Pro als Protokollierungs-Tool für Arbeitszeiten. Das externe Lohnbüro übernimmt die Verwaltung des Arbeitszeitkontos.

Was wird erfasst?

Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter
Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter
Ist-Arbeitszeit (tatsächlich geleistete Stunden)
Differenz zwischen Soll und Ist
Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Schlechtwetter, etc.)

Was wird NICHT gemacht?

Arbeitszeitkonto führen
Überstunden-Guthaben verwalten
Entscheidungen über Überstunden-Auszahlung

Verfügbare Status

Im Lohnbüro-Modell können folgende Status gesetzt werden:

Urlaub (0,5 oder 1,0 Tage)
Krank (nur ganze Tage)
Sonderurlaub (nur ganze Tage)
Unbezahlt (nur ganze Tage)
Bereitschaft
Schlechtwetter (nur ganze Tage)
Betrieblich
Überstundenabbau (nur ganze Tage)

⚠️ Wichtig

Bei allen Status wird KEINE Prüfung durchgeführt, ob Stunden auf einem Arbeitszeitkonto verfügbar sind. Die Daten werden protokolliert und exportiert - das Lohnbüro entscheidet extern über die Verarbeitung.

KUG (Kurzarbeitergeld) ist im Lohnbüro-Modell NICHT verfügbar.

Status-Auswirkungen auf den Monatsbericht

🔄 Auffüll-Status (füllen Differenz zwischen Soll und Ist)

Status	Berechnung	Bedeutung
Krank	Soll-Minuten - Ist-Minuten	Füllt die fehlenden Stunden auf
Schlechtwetter	Soll-Minuten - Ist-Minuten	Füllt die fehlenden Stunden auf
Betrieblich	Soll-Minuten - Ist-Minuten	Füllt die fehlenden Stunden auf

🎯 Fix-Status (feste Werte aus Konfiguration)

Status	Berechnung	Buchbar als	Bedeutung
Urlaub	Soll-Config × Anteil	0,5 oder 1,0 Tage	Fester Wert, reduziert effektives Soll
Sonderurlaub	Soll-Config × 1,0	Nur ganze Tage (1,0)	Fester Wert, reduziert effektives Soll
Überstundenabbau	Soll-Config × 1,0	Nur ganze Tage (1,0)	Fester Wert, reduziert effektives Soll
Unbezahlt	Soll-Config × 1,0	Nur ganze Tage (1,0)	Fester Wert, reduziert effektives Soll

ℹ️ Effektives Soll

Das effektive Soll wird berechnet als:

Soll-Minuten - Urlaub - Sonderurlaub - Überstundenabbau - Unbezahlt

Monatsabschluss

Der Monatsabschluss im Lohnbüro-Modell:

Monat endet
Administrator/Vorarbeiter prüft den Monatsbericht
Optional (abhängig von Config "Mitarbeiter-Abschluss erforderlich"):
- AN: Vorarbeiter gibt Monat für MA frei → MA bestätigt in App → Snapshot wird automatisch erstellt
- AUS: Button "Monat speichern" erscheint → Admin erstellt Snapshot manuell
Export wird an Lohnbüro gesendet (verwendet Snapshot wenn vorhanden, sonst Live-Berechnung)

Snapshot-Funktion

Auch im Lohnbüro-Modell können Snapshots erstellt werden:

Snapshot enthält alle Monatssummen + jeden einzelnen Tag
Snapshot ist unveränderlich (immutable)
Bei Config "MA-Abschluss AN": Snapshot wird automatisch bei MA-Bestätigung erstellt
Bei Config "MA-Abschluss AUS": Button "Monat speichern" für manuelle Snapshot-Erstellung
Export verwendet Snapshot-Daten wenn vorhanden, sonst Live-Berechnung

Exportierte Daten

Ist-Stunden des Mitarbeiters
Soll-Stunden des Mitarbeiters
Differenz (Plus- oder Minusstunden)
Alle Abwesenheiten mit Details (Art, Dauer, Datum)
Summen je Status (Urlaub-Minuten, Krank-Minuten, etc.)

Individual-Modell

Funktion

Im Individual-Modell führt beAV Pro das komplette Arbeitszeitkonto (AZK) intern. Das System verwaltet Guthaben, Schulden und ermöglicht Mitarbeitern die Verteilung von Überstunden.

Was wird zusätzlich gemacht?

Arbeitszeitkonto (AZK) jedes Mitarbeiters führen
Historie aller Buchungen auf dem AZK speichern
Validierung bei bestimmten Status-Buchungen (Schlechtwetter, Überstundenabbau)
Überstunden-Verteilung durch Mitarbeiter ermöglichen
Automatische Berechnung von Guthaben/Schulden
Unveränderbare Snapshots bei Freigabe erstellen

Verfügbare Status

Im Individual-Modell können alle Status des Lohnbüro-Modells PLUS KUG gesetzt werden:

Urlaub (0,5 oder 1,0 Tage)
Krank (nur ganze Tage)
Sonderurlaub (nur ganze Tage)
Unbezahlt (nur ganze Tage)
Bereitschaft
Schlechtwetter (mit AZK-Validierung, nur ganze Tage)
Betrieblich
Überstundenabbau (mit AZK-Validierung, nur ganze Tage)
KUG (wird vom System angeboten, nicht manuell setzbar)

Status mit AZK-Validierung

1. Schlechtwetter

Funktion: Mitarbeiter kann wetterbedingt nicht arbeiten

Voraussetzung: Ausreichend Guthaben auf dem AZK ODER Resturlaub aus Vorjahr vorhanden

Wenn nicht genug Guthaben:

System prüft: Resturlaub aus Vorjahr vorhanden?
Falls JA: Hinweis auf Resturlaub, Schlechtwetter kann NICHT gebucht werden
Falls NEIN: System bietet KUG als Option an

Auswirkung: Füllt die Differenz zwischen Soll und Ist auf, zieht vom AZK ab

2. Überstundenabbau

Funktion: Mitarbeiter nimmt frei, um Überstunden abzubauen

Voraussetzung: Guthaben auf dem AZK verfügbar

Wenn nicht genug Guthaben: Status kann NICHT gebucht werden

Auswirkung: Reduziert effektives Soll, zieht vom AZK ab

⚠️ KUG (Kurzarbeitergeld)

KUG kann NICHT aktiv gesetzt werden!

KUG wird nur vom System als Alternative angeboten, wenn:

Schlechtwetter gebucht werden soll
UND: Kein AZK-Guthaben vorhanden
UND: Kein Resturlaub aus Vorjahr verfügbar

KUG muss von der Firma beantragt werden. In beAV wird KUG nur als Status protokolliert.

Status-Auswirkungen auf den Monatsbericht

Die Status-Auswirkungen sind identisch zum Lohnbüro-Modell:

🔄 Auffüll-Status (füllen Differenz zwischen Soll und Ist)

Status	Berechnung	AZK-Validierung
Krank	Soll-Minuten - Ist-Minuten	Nein
Schlechtwetter	Soll-Minuten - Ist-Minuten	JA (benötigt AZK-Guthaben)
Betrieblich	Soll-Minuten - Ist-Minuten	Nein
KUG	Soll-Minuten - Ist-Minuten	Nein (wird vom System angeboten)

🎯 Fix-Status (feste Werte aus Konfiguration)

Status	Berechnung	Buchbar als	AZK-Validierung
Urlaub	Soll-Config × Anteil	0,5 oder 1,0 Tage	Nein
Sonderurlaub	Soll-Config × 1,0	Nur ganze Tage (1,0)	Nein
Überstundenabbau	Soll-Config × 1,0	Nur ganze Tage (1,0)	JA (benötigt AZK-Guthaben)
Unbezahlt	Soll-Config × 1,0	Nur ganze Tage (1,0)	Nein

Der 3-Phasen-Monatsabschluss

Phase 1: Freigabe (Vorarbeiter/Büro)

Validierung:

Alle Werktage haben Status ODER Arbeitszeit
Keine ungeprüften Korrekturen vorhanden

Aktion:

Monatsbericht wird ein letztes Mal berechnet
Daten werden in monatsbericht_daten gespeichert
JEDER einzelne Tag wird in monatsbericht_tage_snapshot gespeichert
Freigabe-Flag wird gesetzt

⚠️ Unveränderbare Snapshots

Ab der Freigabe werden die Monatsdaten NIEMALS mehr neu berechnet!

Selbst wenn später Zeitbuchungen geändert werden, bleiben die Snapshots unverändert. Dies schützt vor nachträglichen Manipulationen.

Phase 2: Mitarbeiter-Abschluss

Was kann der Mitarbeiter tun?

Je nach Konfiguration (ma_ueberstunden_verteilen) kann der Mitarbeiter entscheiden, wie Überstunden verwendet werden:

Option A: Verteilung aktiviert

Mitarbeiter sieht seine Überstunden (z.B. 8 Stunden)
Mitarbeiter entscheidet: X Stunden auf Zeitkonto, Y Stunden auszahlen
Validierung: auf_zeitkonto + auszahlen = gesamte Überstunden
Validierung: auf_zeitkonto ≤ max_zeitkonto_monat (z.B. 12,5h)

Option B: Verteilung deaktiviert

Mitarbeiter bestätigt den Monat nur
Keine Verteilung möglich
Alle Überstunden werden nach vorgegebener Regel verarbeitet

Phase 3: Übernahme (Vorarbeiter/Büro)

Aktion:

Vorarbeiter/Büro sieht die Mitarbeiter-Entscheidung
monatsbericht_daten wird aktualisiert:
- arbeitszeitkonto_minuten = auf_zeitkonto
- echte_ueberstunden_minuten = auszahlen
AZK-Konto wird aktualisiert: stand_minuten += auf_zeitkonto
Buchung wird in zeiterfassung_konto_bewegung protokolliert
Status wird auf "bestätigt" gesetzt

Arbeitszeitkonto-Verwaltung

Was sieht der Mitarbeiter?

Aktueller AZK-Stand (Guthaben oder Schulden in Stunden)
Historie aller Buchungen
Welche Monate wurden wann abgeschlossen
Wie wurden Überstunden verteilt

Was kann der Administrator?

AZK-Stand manuell korrigieren (z.B. bei Fehlbuchungen)
Historie einsehen
Grenzwerte festlegen (max. Guthaben, max. Schulden)
Ausgleichszeitraum definieren

Status-Vergleich

Status	Typ	Lohnbüro	Individual
Urlaub	Fix	Protokoll	Protokoll
Krank	Auffüll	Protokoll	Protokoll
Sonderurlaub	Fix	Protokoll	Protokoll
Unbezahlt	Fix	Protokoll	Protokoll
Bereitschaft	-	Protokoll	Protokoll
Schlechtwetter	Auffüll	Protokoll	AZK-Validierung!
Betrieblich	Auffüll	Protokoll	Protokoll
Überstundenabbau	Fix	Protokoll	AZK-Validierung!
KUG	Auffüll	NICHT verfügbar	Systemoption (nicht manuell setzbar)

Konfiguration der Zeiterfassung

⚠️ Wichtiger Hinweis zur Aktivierung

Die Aktivierung der Zeiterfassung erfolgt in ZWEI Schritten:

Modul global aktivieren: In der Zeiterfassungs-Konfiguration (Einstellungen → Zeiterfassung) das Modul aktivieren
Jeden Mitarbeiter aktivieren: Für jeden Mitarbeiter in Personal → Bearbeiten → Bogen-Tab:
- "Erfasst Arbeitszeit" auf Ja setzen
- Bei Individual-Modell: "Arbeitszeitkonto" auf Ja setzen (falls gewünscht)

⚠️ WICHTIG: Ohne diese Einstellungen beim Mitarbeiter wird er NICHT zur Zeiterfassung erfasst!

Wo finde ich die Konfiguration?

Die Zeiterfassungs-Konfiguration erreichen Sie über: Einstellungen → Zeiterfassung

Gerätefreigabe (Zeitbuchung nur auf registrierten Geräten)

Die Gerätefreigabe bedeutet, dass Mitarbeiter nur auf speziellen freigeschalteten Geräten die Zeiterfassung nutzen können.

Wichtig: Urlaubsanträge und andere Funktionen funktionieren auch auf nicht freigegebenen Geräten - nur die Zeiterfassung selbst ist auf registrierte Geräte beschränkt.

Einstellung	Bedeutung
Gerätefreigabe DEAKTIVIERT	Zeitbuchungen: Auf allen Geräten möglich Urlaubsanträge, etc.: Auf allen Geräten möglich
Gerätefreigabe AKTIVIERT	Zeitbuchungen: NUR auf registrierten Geräten möglich ✅ Urlaubsanträge, etc.: Auf allen Geräten möglich (keine Einschränkung)

Registrierung: Die Registrierung erfolgt in der mobilen App. Mit "Geräte verwalten" können Geräte entfernt werden.

Wie werden Geräte registriert?

Wichtig: Die Geräteregistrierung erfordert Admin-Berechtigung!

Mitarbeiter meldet sich auf seinem Gerät in der Mobile App an
Mitarbeiter öffnet die Info-Seite (ℹ️ Symbol unten in der Navigation)
Auf der Info-Seite unten auf "Gerät registrieren" tippen
Admin-Berechtigung erforderlich:
- Wenn der angemeldete Benutzer KEIN Admin ist:
  → Admin-Benutzername und Admin-Passwort eingeben
Gerätenamen vergeben
z.B. "Tablet Werkstatt", "Baustellen-Handy 1", "Firmen-iPad"
Auf "Gerät registrieren" tippen → Gerät wird in die Datenbank eingetragen

Geräte verwalten:

In der Desktop-Ansicht: "Geräte verwalten" zeigt alle registrierten Geräte
Nicht mehr benötigte Geräte können dort entfernt werden

Team-Buchungen (Vorarbeiter bucht ganzes Team)

Team-Buchungen ermöglichen es einem Vorarbeiter, sein gesamtes Team zentral zu buchen, ohne dass jeder Mitarbeiter einzeln buchen muss.

⚠️ Wichtige Voraussetzung

Team-Buchungen funktionieren NUR auf registrierten Geräten!

Das bedeutet: Gerätefreigabe muss aktiviert sein, damit Team-Buchungen möglich sind.

Einstellung	Beschreibung
Team-Buchung aktivieren	Ja/Nein - Schaltet die Team-Buchungs-Funktion global an/aus
Karenzzeit (Minuten)	Standard: 5 Minuten Wenn sich ein Mitarbeiter innerhalb dieser Zeit auf dem Vorarbeiter-Gerät anmeldet, bekommt er die gleiche Startzeit gebucht wie der Vorarbeiter (automatische Team-Zuordnung)
Vorarbeiter verwaist (Minuten)	Standard: 15 Minuten Ein Vorarbeiter gilt als "verwaist" in zwei Szenarien: 1. Nach Feierabend: Wenn der Vorarbeiter Feierabend gebucht hat und die konfigurierte Zeit abgelaufen ist, wird das Team automatisch vom Gerät entfernt. Ein anderer Vorarbeiter kann das Gerät übernehmen. 2. Login ohne Arbeitsbeginn: Wenn sich ein Vorarbeiter einloggt (Gerät wird automatisch registriert), aber keinen Arbeitsbeginn bucht, würde das Gerät ohne diese Konfiguration dauerhaft auf ihn geblockt bleiben. Nach Ablauf der konfigurierten Zeit kann ein anderer Vorarbeiter das Gerät übernehmen.

ℹ️ Weitere Details zur Team-Buchung

Die vollständige Anleitung zur Nutzung von Team-Buchungen finden Sie in der Mobile App Dokumentation.

Auswahl des Zeiterfassungs-Modells

Die Modellauswahl wurde bereits im Abschnitt "Die zwei Zeiterfassungs-Modelle" ausführlich erklärt.

Modell	Beschreibung
Lohnbüro-Modell	beAV protokolliert nur die Arbeitszeiten. Das Arbeitszeitkonto wird extern (z.B. im Lohnbüro) geführt.
Individual-Modell	beAV führt das komplette Arbeitszeitkonto intern. Mitarbeiter können Überstunden verteilen (wenn aktiviert).

Weitere Details: Siehe Lohnbüro-Modell und Individual-Modell

Warn-Start-Datum (PFLICHTFELD)

Es ist der Start der Zeiterfassung!

Das Warn-Start-Datum legt fest, ab wann die Zeiterfassung eingeführt wird.

⚠️ Pflichtfeld

Dieses Feld ist PFLICHT und muss ausgefüllt werden!

Einstellung	Beschreibung
Warn-Start-Datum	Datum im Format: JJJJ-MM-TT (z.B. 2026-01-01) Bedeutung: Vor diesem Datum werden keine Warnungen für fehlende Buchungen oder Monatsabschlüsse ausgegeben Grund: Mitarbeiter sind oft schon lange beschäftigt, aber die Zeiterfassung wird erst jetzt eingeführt

ℹ️ Beispiel

Mitarbeiter Schmidt arbeitet seit 2020 im Unternehmen. Die Zeiterfassung wird am 1. Januar 2026 eingeführt.

Warn-Start-Datum = 2026-01-01
System warnt NICHT für Monate vor Januar 2026
System warnt nur für Monate ab Januar 2026

Globale Arbeitszeiten

Hier legen Sie die Standard-Arbeitszeiten fest, die für alle Mitarbeiter gelten (sofern nicht individuell überschrieben in Personal → Arbeitszeiten).

Saisonale Arbeitszeiten (Sommer/Winter)

Einstellung	Beschreibung
Saisonale Arbeitszeit	DEAKTIVIERT: Ganzjährig einheitliche Arbeitszeiten AKTIVIERT: Unterschiedliche Zeiten für Sommer und Winter

Ganzjährige Arbeitszeiten (wenn saisonal DEAKTIVIERT)

Einstellung	Standard	Beschreibung
Soll Mo-Do	8,00 h	Soll-Arbeitszeit Montag bis Donnerstag
Soll Fr	8,00 h	Soll-Arbeitszeit Freitag
Soll Woche	40,00 h	Wird automatisch berechnet: (Mo-Do × 4) + Fr
Max. Stunden Tag	10,00 h	Maximale Arbeitszeit pro Tag (Warnung bei Überschreitung)
Max. Stunden Woche	48,00 h	Maximale Arbeitszeit pro Woche
Min. Ruhezeit	11,00 h	Mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen

Sommer-Arbeitszeiten (wenn saisonal AKTIVIERT)

Einstellung	Standard	Beschreibung
Sommer von	04-01	Beginn Sommerzeit (Tag.Monat - z.B. 1. April)
Sommer bis	11-30	Ende Sommerzeit (Tag.Monat - z.B. 30. November)
Soll Mo-Do	8,50 h	Soll-Arbeitszeit Montag bis Donnerstag im Sommer
Soll Fr	7,00 h	Soll-Arbeitszeit Freitag im Sommer
Soll Woche	41,00 h	Wird automatisch berechnet: (Mo-Do × 4) + Fr
Max. Stunden Tag	10,00 h	Maximale Arbeitszeit pro Tag im Sommer
Max. Stunden Woche	48,00 h	Maximale Arbeitszeit pro Woche im Sommer
Min. Ruhezeit	11,00 h	Mindestens 11 Stunden Ruhezeit im Sommer

Winter-Arbeitszeiten (wenn saisonal AKTIVIERT)

Hinweis: Der Winter-Zeitraum wird automatisch aus dem Sommer-Zeitraum berechnet (= der Rest des Jahres).

Einstellung	Standard	Beschreibung
Winter von	12-01	Automatisch berechnet: 1 Tag nach Sommer-Ende
Winter bis	03-31	Automatisch berechnet: 1 Tag vor Sommer-Beginn
Soll Mo-Do	8,00 h	Soll-Arbeitszeit Montag bis Donnerstag im Winter
Soll Fr	6,00 h	Soll-Arbeitszeit Freitag im Winter
Soll Woche	38,00 h	Wird automatisch berechnet: (Mo-Do × 4) + Fr
Max. Stunden Tag	10,00 h	Maximale Arbeitszeit pro Tag im Winter
Max. Stunden Woche	48,00 h	Maximale Arbeitszeit pro Woche im Winter
Min. Ruhezeit	11,00 h	Mindestens 11 Stunden Ruhezeit im Winter

ℹ️ Individuelle Arbeitszeiten

Diese globalen Werte können für jeden Mitarbeiter individuell in Personal → Bearbeiten → Arbeitszeiten überschrieben werden (z.B. für Teilzeit-Mitarbeiter).

Pausenregeln (automatische Prüfung bei Feierabend)

Die Pausenregeln werden bei der Buchung "Feierabend" automatisch überprüft und berechnet. Falls nötig, werden fehlende Pausenminuten von der Bruttoarbeitszeit abgezogen.

Einstellung	Standard	Beschreibung
Pause ab Stunden	6,00 h	Ab dieser Arbeitszeit muss eine Pause gemacht werden
Pause Minuten	30 min	Mindestdauer der Pause bei 6-9 Stunden Arbeitszeit
Pause ab 9 Stunden	45 min	Ab 9 Stunden Arbeitszeit muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen

Wie funktioniert die automatische Pausenprüfung?

Mitarbeiter bucht "Feierabend" in der Mobile App
System prüft: Hat der Mitarbeiter heute mehr als 6 Stunden gearbeitet?
System prüft: Hat der Mitarbeiter genug Pause gemacht?
Fall A: Pause zu kurz oder nicht vorhanden
→ System zieht automatisch die fehlenden Pausenminuten von der Bruttoarbeitszeit ab
Fall B: Pause ausreichend
→ Keine Anpassung

Pauschalen / Zulagen (ZN, ZS, ZF)

Pauschalen (Zulagen) werden automatisch berechnet und können in der Abrechnung/Export berücksichtigt werden. Es sind die Zuschläge, die pro Stunde gezahlt werden.

Zulagen aktivieren

Einstellung	Beschreibung
Zulagen aktivieren	Ja/Nein - Schaltet das Zulagen-System global an/aus Wenn deaktiviert, werden keine Zulagen berechnet

Nachtzulage (ZN)

Wird gezahlt, wenn in einem bestimmten Zeitraum (z.B. 21:00 - 06:00 Uhr) gearbeitet wird.

Einstellung	Standard	Beschreibung
Nachtzulage aktivieren	Nein	Ja/Nein - Schaltet Nachtzulage an/aus
Von Uhrzeit	21:00	Beginn des Nachtzeitraums
Bis Uhrzeit	06:00	Ende des Nachtzeitraums
Gilt an Wochentagen	Mo-So alle aktiviert	An welchen Wochentagen die Nachtzulage gilt (einzeln aktivierbar)
Gilt an Sonn-/Feiertagen	Nein	Wenn aktiviert: An Sonn- und Feiertagen können BEIDE Zulagen gezahlt werden (Nachtzulage + Sonn-/Feiertagszulage)

Sonntagszulage (ZS)

Wird gezahlt, wenn an einem Sonntag gearbeitet wird (aber KEIN Feiertag!).

Einstellung	Standard	Beschreibung
Sonntagszulage aktivieren	Nein	Ja/Nein - Schaltet Sonntagszulage an/aus

Feiertagszulage (ZF)

Wird gezahlt, wenn an einem Feiertag gearbeitet wird.

Einstellung	Standard	Beschreibung
Feiertagszulage aktivieren	Nein	Ja/Nein - Schaltet Feiertagszulage an/aus

ℹ️ Zulagen-Hierarchie

Wichtig:

Wenn ein Feiertag auf einen Sonntag fällt, wird nur ZF gezahlt (nicht ZS)
ZN kann mit ZS oder ZF kombiniert werden (wenn "Gilt an Sonn-/Feiertagen" aktiviert ist)

Arbeitszeitkonto (AZK) - Globale Einstellungen (nur Individual-Modell)

Diese Einstellungen gelten nur im Individual-Modell für alle Mitarbeiter mit aktiviertem Arbeitszeitkonto.

Einstellung	Standard	Beschreibung
Max. Guthaben (Stunden)	150 h	Maximale Stunden, die auf dem AZK angesammelt werden können (wird in Minuten gespeichert: 150h = 9000min)
Max. Schuld (Stunden)	30 h	Maximale Stunden, die ein MA ins Minus gehen kann (wird in Minuten gespeichert: 30h = 1800min)
Ausgleich Start	01-01	Beginn des Ausgleichszeitraums (Monat-Tag, z.B. 01-01 für 1. Januar) Das AZK sollte innerhalb dieses Zeitraums ausgeglichen werden
Ausgleich Ende	12-31	Wird automatisch berechnet: +12 Monate vom Start - 1 Tag (z.B. Start 01-01 → Ende 12-31)

ℹ️ Ausgleichszeitraum

Der Ausgleichszeitraum dient als Orientierung für Mitarbeiter und Verwaltung.

Wie funktionieren die Grenzen?

Max. Guthaben (z.B. 150h):

Beim Monatsabschluss prüft die Mobile App den verfügbaren Platz im AZK
MA kann nur bis zum Maximum auf das AZK buchen (z.B. wenn aktuell 140h → nur noch 10h buchbar)
Rest muss ausgezahlt werden
Buchung wird automatisch auf verfügbaren Platz limitiert

Max. Schuld (z.B. 30h):

System warnt nur bei Unterschreitung (zu viel Minus)
Bei Überstundenabbau: Nur möglich wenn genug Minus-Stunden verfügbar sind
Bei Schlechtwetter ohne verfügbare Stunden:
- System prüft automatisch ob Resturlaub aus Vorjahr vorhanden ist
- Wenn Resturlaub vorhanden: Hinweis zur Verwendung
- Wenn kein Resturlaub: Nur KUG-Meldung möglich

Max. Stunden pro Monat auf AZK (nur Individual-Modell)

Diese Einstellung legt fest, wie viele Überstunden ein Mitarbeiter maximal pro Monat auf das Arbeitszeitkonto buchen kann (wenn "MA darf Überstunden verteilen" aktiviert ist).

Einstellung	Standard	Bedeutung
Max. Stunden auf AZK pro Monat	12,5 h	Maximale Stunden, die pro Monat auf das Zeitkonto gebucht werden können Beispiel: MA hat 15 Überstunden → max. 12,5h auf AZK, 2,5h müssen ausgezahlt werden
Wert = 0	-	Kein monatliches Limit - MA kann Überstunden auf AZK buchen bis zum absoluten Maximum (z.B. 150h) erreicht ist

ℹ️ Voraussetzungen

Diese Einstellung wirkt nur wenn:

Modell = Individual
"MA darf Überstunden verteilen" ist aktiviert
Beim Mitarbeiter in Personal → Bearbeiten → Bogen-Tab ist "Arbeitszeitkonto" auf Ja gesetzt (siehe MA-spezifische Einstellungen)

Mobile App - Funktionen

Diese Einstellungen steuern, welche Funktionen Mitarbeiter in der Mobile App nutzen können.

Funktion	Standard	Beschreibung
Kategorien aktivieren	Ja	Mitarbeiter können hinterlegte Kategorien buchen (z.B. "Bauhof", "Fahrt", "Störung") Kategorien können unter "Kategorien verwalten" angepasst werden
Manuelle Baustellen-Eingabe erlauben	Ja	Mitarbeiter kann eine Baustelle manuell benennen und eingeben (zusätzlich zur Auswahl aus vorhandenen Baustellen)
MA darf selbst korrigieren	Nein	Mitarbeiter kann am Ende des Tages bei "Feierabend" einmalig seine Zeiten korrigieren Desktop erhält eine Warnung über diese Korrektur (kann bestätigt oder abgelehnt werden)
MA muss Büro-Korrekturen bestätigen	Nein	Wenn Desktop Korrekturen an den Zeiten vorgenommen hat, muss der Mitarbeiter diese bestätigen
Notiz-Pflicht	Nein	Wenn "Manuelle Baustelle" ODER "Störung" gebucht wurde, MUSS eine Notiz eingegeben werden

Mobile App - Offline Buchungen & Synchronisation

Mitarbeiter können auch offline arbeiten und Buchungen vornehmen. Diese werden synchronisiert, sobald das Gerät wieder online ist.

Einstellung	Standard	Beschreibung
Warnung ab X Tagen	1 Tag	Wenn später als X Tage wird im Desktop gewarnt! Beispiel: Wenn ein MA offline geht, aber noch nicht alles gebucht hat, oder offline Buchungen tätigt, aber erst später (> X Tage) online geht, zeigt Desktop eine Warnung

⚠️ Wichtig

Offline-Buchungen sollten zeitnah synchronisiert werden, um Verzögerungen beim Monatsabschluss zu vermeiden.

Bereitschaftsdienst / Mehrfacheinsatz

Normalerweise kann ein Mitarbeiter nach "Feierabend" am gleichen Tag nicht nochmal "Tag Start" buchen.

Nach Feierabend kann ein weiterer Einsatz gestartet werden!

Mit dieser Funktion wird ein weiterer Einsatz am gleichen Tag möglich.

Einstellung	Standard	Beschreibung
Mehrfacheinsatz erlauben	Nein	DEAKTIVIERT: Nach Feierabend kann der MA am gleichen Tag nicht nochmal starten AKTIVIERT: Nach Feierabend kann der MA einen weiteren Einsatz starten

Anwendungsfall: Bereitschaftsdienst

Mitarbeiter arbeitet regulär: 07:00 - 16:00 Uhr → bucht Feierabend
Um 20:00 Uhr wird er zum Notfall-Einsatz gerufen
Mit "Mehrfacheinsatz erlaubt" kann er einen neuen Einsatz starten: 20:00 - 22:00 Uhr
Beide Einsätze werden getrennt erfasst

Mitarbeiter-Abschluss (3-Phasen-Monatsabschluss)

Der Mitarbeiter-Abschluss steuert, wie der Monatsabschluss zwischen Desktop und Mitarbeiter abläuft.

Haupteinstellungen

Einstellung	Modell	Beschreibung
MA-Abschluss erforderlich	Beide	AKTIVIERT: 3-Phasen-Monatsabschluss (Freigabe → MA bestätigt → Übernahme) DEAKTIVIERT: Desktop erstellt Snapshot manuell per Button "Monat speichern"
MA darf Überstunden verteilen	Nur Individual	AKTIVIERT: Mitarbeiter entscheidet: X Stunden auf Zeitkonto, Y Stunden auszahlen DEAKTIVIERT: Mitarbeiter bestätigt nur, keine Verteilung möglich Beachte: "Max. Stunden auf AZK pro Monat" greift hier

Der 3-Phasen-Monatsabschluss (wenn "MA-Abschluss erforderlich" AKTIVIERT)

Phase 1: Freigabe (Desktop/Vorgesetzter)

Monat endet (z.B. 31. Januar)
Desktop prüft:
- Alle Werktage haben Status ODER Arbeitszeit?
- Keine ungeprüften Korrekturen vorhanden?
Desktop gibt Monat für Mitarbeiter frei → Snapshot wird erstellt (unveränderlich!)

Phase 2: Mitarbeiter-Abschluss

Wenn "MA darf Überstunden verteilen" AKTIVIERT:
- MA sieht seine Überstunden (z.B. 15 Stunden)
- MA entscheidet: z.B. 12,5h auf Zeitkonto, 2,5h auszahlen
- Validierung: Summe muss stimmen, max. Zeitkonto pro Monat beachten
Wenn "MA darf Überstunden verteilen" DEAKTIVIERT:
- MA bestätigt den Monat nur (keine Verteilung möglich)

Phase 3: Übernahme (Desktop/Vorgesetzter)

Desktop sieht die MA-Bestätigung (und ggf. Verteilung)
Desktop übernimmt den Abschluss
AZK wird aktualisiert (nur Individual-Modell)
Status wird auf "bestätigt" gesetzt

Automatischer Versand

Mit dem automatischen Versand werden fehlerfreie Monatsabschlüsse ab einem bestimmten Stichtag (Tag des Monats 1-31) zur angegebenen Uhrzeit automatisch versendet. So müssen Abschlüsse nicht mehr manuell versendet werden.

Was wird automatisch versendet? Fehlerfreie Abschlüsse, bei denen alle Korrekturen bestätigt sind (falls vorhanden) und alle Tage Arbeitszeiten gebucht haben oder einen Status haben.

Einstellung	Standard	Beschreibung
Automatischer Versand	Nein	DEAKTIVIERT: Monatsabschlüsse müssen manuell versendet werden AKTIVIERT: Fehlerfreie Abschlüsse werden automatisch versendet
Trigger-Modus	Login	Login: Versand erfolgt, wenn sich jemand am Desktop einloggt Cronjob: Versand erfolgt zur eingestellten Uhrzeit (unabhängig - empfohlen!)
Tag des Monats	1	An welchem Tag des Monats soll versendet werden (1-31)
Uhrzeit	00:01	Um welche Uhrzeit soll versendet werden (Format: HH:MM)

Was bedeutet "fehlerfrei"?

Ein Monatsabschluss gilt als fehlerfrei, wenn:

Alle Korrekturen bestätigt sind (falls vorhanden)
Alle Werktage einen Status haben ODER Arbeitszeiten gebucht sind
Keine offenen Warnungen vorhanden sind

⚠️ Login vs. Cronjob

Cronjob ist zu bevorzugen!

Login-Trigger: Abhängig davon, wann sich der Desktop anmeldet
Hinweis: Wäre z.B. der 1. eines Monats ein Sonntag oder Feiertag und niemand loggt sich ein,
erfolgt der Versand beim nächsten Login (kann auch Tage später sein). Überfällige Abschlüsse werden automatisch nachgeholt (Catch-up Logik für die letzten 12 Monate).
Cronjob-Trigger: Versendet pünktlich zur eingestellten Zeit (Cronjob), unabhängig von Anwesenheit ✅ (empfohlen)

NFC-Anmeldung (NFC-Tags zur Anmeldung nutzen)

Mitarbeiter können sich mit NFC-Tags (z.B. Schlüsselanhänger, Karten) in der Mobile App anmelden.

Einstellung	Standard	Beschreibung
NFC-Anmeldung aktivieren	Nein	DEAKTIVIERT: NFC-Funktion ist nicht verfügbar AKTIVIERT: Mitarbeiter können NFC-Tags zur Anmeldung nutzen

ℹ️ Weitere Details zur Mobile App

Die vollständige Anleitung zur NFC-Nutzung finden Sie in der Mobile App Dokumentation.

Mitarbeiterspezifische Einstellungen (in Personal → Bearbeiten)

Für jeden Mitarbeiter müssen in Personal → Bearbeiten → Bogen-Tab zwei wichtige Einstellungen vorgenommen werden.

Zeiterfassung aktivieren (Bogen-Tab)

Einstellung	Beschreibung
Erfasst Arbeitszeit	Nein: Mitarbeiter wird NICHT zur Zeiterfassung erfasst Ja: Mitarbeiter muss Arbeitszeiten erfassen
Arbeitszeitkonto	Nur sichtbar im Individual-Modell und wenn "Erfasst Arbeitszeit" = Ja Nein: Mitarbeiter hat kein AZK (nur Zeitprotokollierung) Ja: Mitarbeiter hat ein Arbeitszeitkonto

⚠️ WICHTIG!

Ohne "Erfasst Arbeitszeit" = Ja beim Mitarbeiter wird er NICHT zur Zeiterfassung erfasst!

Auch wenn das Modul global aktiviert ist, muss für jeden Mitarbeiter explizit "Erfasst Arbeitszeit" auf "Ja" gesetzt werden.

Individuelle Arbeitszeiten (Arbeitszeiten-Tab)

In Personal → Bearbeiten → Arbeitszeiten-Tab können Sie für jeden Mitarbeiter abweichende Arbeitszeiten definieren.

Option	Beschreibung
Globale Arbeitszeiten nutzen	Ja: Mitarbeiter nutzt die globalen Zeiten aus der Konfiguration Nein: Mitarbeiter hat individuelle Arbeitszeiten (z.B. Teilzeit)
Individuelle Soll-Stunden	Wenn "Globale Arbeitszeiten nutzen" = Nein: - Soll-Stunden pro Wochentag (Mo-Sa) eingeben - Optional: Saisonale Unterschiede (Sommer/Winter) möglich (wenn global aktiviert)

ℹ️ Beispiel: Teilzeit-Mitarbeiter

Frau Müller arbeitet nur 30 Stunden pro Woche:

Globale Arbeitszeiten nutzen: Nein
Mo-Do: 6,00 Stunden
Fr: 6,00 Stunden
Sa: 0,00 Stunden
Gesamt: 30 Stunden/Woche

DATEV-Konfiguration

Die DATEV-Konfiguration ermöglicht den Export Ihrer Zeiterfassungsdaten für DATEV Lohn & Gehalt. Die Konfiguration erreichen Sie über: Einstellungen → DATEV

ℹ️ Wo finde ich die Konfiguration?

Die DATEV-Konfiguration finden Sie im Konfigurationsmenü (Benutzermenü rechts oben → "Config" → Tab "DATEV").

DATEV-Stammdaten

Zuerst müssen Sie die DATEV-Stammdaten eingeben, die Sie von Ihrem Steuerberater oder Lohnbüro erhalten:

Beraternummer: DATEV-Beraternummer (i.d.R. 7-stellig)
Mandantennummer: DATEV-Mandantennummer (i.d.R. 5-stellig)

⚠️ Wichtig

Diese Nummern erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder Lohnbüro. Ohne diese Nummern kann der DATEV-Export zwar technisch durchgeführt werden, ist aber für Ihr Lohnbüro nicht verwendbar, da die Daten nicht zugeordnet werden können.

DATEV-Format-Datei (INI)

Die DATEV-Format-Datei beschreibt das Datenformat und die Struktur der exportierten Zeiterfassungsdaten. Diese Datei muss einmalig an Ihr Lohnbüro übermittelt werden, damit die Daten korrekt importiert werden können.

Was ist die INI-Datei?

Beschreibt die Feldnamen und Datentypen der exportierten CSV-Datei
Wird vom Lohnbüro nur einmalig zur Einrichtung des Imports benötigt
Muss nicht bei jedem Export mitgesendet werden

So laden Sie die INI-Datei herunter:

Klicken Sie auf den Button "📥 DATEV-Format-Datei (INI) herunterladen"
Die Datei wird in Ihrem Download-Ordner gespeichert
Senden Sie die Datei an Ihr Lohnbüro

💡 Tipp

Nach dem Download senden Sie die Datei an Ihr Lohnbüro. Dies muss nur einmal erfolgen, nicht bei jedem Export.

Status-Zuordnung (beaV → DATEV)

Hier ordnen Sie Ihre beaV-Status den DATEV-Ausfallschlüsseln und Lohnarten zu. Die Standardwerte sind bereits vorkonfiguriert und können bei Bedarf angepasst werden.

Die folgende Tabelle zeigt alle 14 Status-Typen:

beaV-Status	Ausfallschlüssel	Lohnart	Einheit
Betrieblich (Zeitlohn) Normale produktive Arbeitszeit	`1`	`1000`	Stunden
Überstunden Überstunden mit Zuschlag. Grundvergütung Lohnart 1100.	`ME`	`1100`	Stunden
Überstundenabbau (Bezahlte Freistellung) AZK wird intern in beaV geführt. Für DATEV = bezahlte Freistellung.	`FE`	`1080`	Stunden
Feiertag (nicht gearbeitet) Feiertag ohne Arbeit. Immer F + 1012 melden.	`F`	`1012`	Stunden
Urlaub Regulärer Urlaub. Tage nur 0,5 oder 1,0 erlaubt.	`U`	`1600`	Stunden
Sonderurlaub Bezahlter Sonderurlaub (Hochzeit, Todesfall, etc.)	`SU`	`1051`	Stunden
Krank (mit Lohnfortzahlung) IMMER K + 1650 melden. Lohnbüro prüft 42-Tage-Frist.	`K`	`1650`	Stunden
Kurzarbeitergeld (KUG) Nur Ausfallstunden erfassen. Kann mit Zeitlohn kombiniert werden.	`KU`	`5000`	Stunden
Schlechtwetter (Witterungsbedingte Ausfallstunden) NUR bei Lohnbüro-Modell: WA + 540. Bei Individual-Modell: beaV entscheidet selbst (FE+1080 wenn Guthaben, sonst KU+5000).	`WA`	`540`	Stunden
Unbezahlt (Arbeitsfrei) Volle Tage: AF, einzelne Stunden: FS. Keine Lohnart (kein Entgelt).	`AF`	—	Stunden
Nacht-Zulage	—	`1500`	Stunden
Sonntag-Zulage	—	`1510`	Stunden
Feiertag-Zulage (Arbeit an FT)	—	`1520`	Stunden
Bereitschaftsdienst Anzahl der Bereitschaftsdienste. Pauschale (als Lohnart) muss individuell mit Lohnbüro abgestimmt werden.	—	`2000`	Stück

💡 Tipp

Sie können die Ausfallschlüssel und Lohnarten direkt in der Tabelle anpassen. Änderungen sollten in Absprache mit Ihrem Lohnbüro erfolgen.

Wichtige Hinweise für Ihr Lohnbüro

beAV Pro exportiert 14 Status-Typen für DATEV Lohn & Gehalt.

⚠️ Folgende Ausfallschlüssel werden NICHT von beaV exportiert:

K6 – Krankheit ohne Lohnfortzahlung (nach 6 Wochen)
KE – Krankengeldende (nach 78 Wochen)
FK – Feiertag im Kurzarbeit-Zeitraum
WK – Krankheit während Kurzarbeit
KF – Krank am Feiertag

beaV Pro meldet stattdessen:

Krankheit → immer als K + 1650 (nur an Arbeitstagen)
Feiertag → immer als F + 1012
Kurzarbeit → immer als KU + 5000

Was muss Ihr Lohnbüro tun?

Wochenenden und Feiertage innerhalb von Krankheitszeiträumen werden NICHT exportiert - Lohnbüro muss ergänzen
Feiertage innerhalb von KUG-Zeiträumen müssen vom Lohnbüro geprüft werden
Die exportierten Daten müssen generell vom Lohnbüro geprüft und ggf. angepasst werden

⚠️ Wichtig

Die Unterscheidung zwischen K/K6/KE, F/FK/KF und KU/WK muss Ihr Lohnbüro nach dem Import prüfen und ggf. anpassen. Dies entspricht der gängigen Praxis bei Zeiterfassungssystemen.

Weitere Informationen:

Eine detaillierte technische Dokumentation des DATEV-Export-Formats mit Beispielen und Feldaufbau finden Sie in der DATEV-Format-Dokumentation.

Tagesansicht - Die Zeiterfassung im Überblick

Die Tagesansicht ist die zentrale Übersicht für die tägliche Arbeitszeiterfassung. Hier sehen Sie auf einen Blick den Status aller Mitarbeiter für einen ausgewählten Tag.

ℹ️ Hinweis

Die Tagesansicht zeigt nur Mitarbeiter an, für die in Personal → Bearbeiten → Bogen-Tab die Option "Erfasst Arbeitszeit" auf Ja gesetzt ist.

Datumsnavigation

"Heute" Button: Springt zum aktuellen Tag
Pfeil-Navigation (< >): Navigiert zwischen den Tagen vor/zurück
Datumsfeld mit Kalendersymbol: Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um einen spezifischen Tag auszuwählen

Filter

Status-Filter (Dropdown): Filtern Sie Mitarbeiter nach ihrem aktuellen Status (z.B. "Arbeitet", "Feierabend", "Nicht gestartet")
Namensfilter (Textfeld): Suchen Sie nach einem bestimmten Mitarbeiter durch Eingabe des Nachnamens

Die Spalten im Detail

ℹ️ Info-Spalte

Die Info-Spalte zeigt den Status des Arbeitstages mit folgenden Symbolen:

⚠️ Warndreieck (gelb): Offene Korrekturen, die geprüft werden müssen (klickbar für Korrekturansicht)
✓ Haken (grün): Entweder sind alle Korrekturen geprüft ODER der Tag ist bestätigt (klickbar für Korrekturansicht wenn Korrekturen vorhanden)
✗ Kreuz (grau): Tag nicht gestartet
✗ Kreuz (rot): Vergangener Tag, der noch nicht bestätigt ist

Korr. (Korrekturen-Spalte)

Diese Spalte zeigt an, wer Korrekturen vorgenommen hat. Die Farbe zeigt den Prüfstatus:

Büro (rot): Büro hat korrigiert, Korrektur nicht geprüft
Büro (grün): Büro hat korrigiert, Korrektur geprüft
MA (rot): Mitarbeiter hat korrigiert, Korrektur nicht geprüft
MA (grün): Mitarbeiter hat korrigiert, Korrektur geprüft
MA+B (rot): Beide haben korrigiert, Korrektur nicht geprüft
MA+B (grün): Beide haben korrigiert, Korrektur geprüft
Leer: Keine Korrekturen vorhanden

Klickbar: Klick auf den Text öffnet die Korrekturansicht mit allen Details.

Status-Spalte

Die Status-Spalte zeigt den aktuellen Zustand des Mitarbeiters:

Status	Farbe
Arbeitet	Grün
Pause	Orange
Feierabend	Blau
Nicht gestartet	Gelb/Orange
Nachtschicht	Lila
Urlaub	Blau
Krank	Rot

Abw. (Abwesenheit-Spalte)

Diese Spalte zeigt Abwesenheiten an:

Symbol	Bedeutung
½U	Halber Tag Urlaub
U	Ganzer Tag Urlaub
K	Krank
½SU	Halber Tag Sonderurlaub
SU	Sonderurlaub
ÜA	Überstundenabbau
BE	Betrieblich
SW	Schlechtwetter
KUG	Kurzarbeitergeld
UB	Unbezahlt
—	Keine Abwesenheit

Weitere Spalten

Spalte	Beschreibung
Mitarbeiter	Name des Mitarbeiters
Gebucht auf	Ort, Baustelle oder Projekt
Beginn	Startzeit des Arbeitstages
Ende	Endzeit des Arbeitstages
Arbeitszeit	Gearbeitete Stunden
Pause	Pausenzeit
Offen	Noch zu leistende Arbeitszeit
Saldo	Differenz zwischen Soll und Ist
Aktionen	Icons für weitere Aktionen

Aktionen-Spalte: Tag ansehen und bearbeiten

In der Aktionen-Spalte finden Sie zwei Buttons für jeden Mitarbeiter:

👁️ Auge-Button: Tagesdetails ansehen

Mit dem Auge-Button können Sie sich die Buchungen des Tages im Detail ansehen:

Was Sie in der Tagesdetails-Ansicht sehen:

Timeline: Alle Buchungen des Tages in chronologischer Reihenfolge (Arbeitsbeginn, Baustelle, Tätigkeit beendet, Feierabend)
Zusammenfassung: Gearbeitete Stunden pro Baustelle/Projekt, Brutto-Stunden, Pause, Netto-Stunden, Soll-Stunden, Saldo
Button "Korrekturen anzeigen": Zeigt alle Korrekturen für diesen Tag (gleiche Funktion wie Klick auf Warndreieck oder Korrektur-Text)

✏️ Pencil-Button: Zeit korrigieren

Mit dem Pencil-Button öffnen Sie das Fenster "Zeit korrigieren":

Im "Zeit korrigieren" Fenster sehen Sie:

Timeline: Alle Buchungen des Tages (Arbeitsbeginn, Baustelle/Aktivität mit Dauer, Feierabend) mit jeweiligen Uhrzeiten
Button "+ Einsatz hinzufügen": Fügt einen weiteren Einsatz/Buchung hinzu
Zusammenfassung: Brutto, Pause, Arbeitszeit
Begründungsfeld: Hier geben Sie die Begründung für Ihre Korrekturen ein (Pflichtfeld)
Button "Tag löschen": Löscht den kompletten Tag (wenn z.B. fälschlicherweise ein Tag gebucht wurde)
Button "Feierabend buchen": Bucht Feierabend für den Mitarbeiter (wenn er vergessen hat zu buchen)
Button "Aenderungen speichern": Speichert alle Änderungen mit der angegebenen Begründung

Einzelne Buchungen bearbeiten:

In der Timeline sehen Sie bei jeder Buchung (z.B. "Bauhof") einen Pencil-Button. Wenn Sie auf diesen klicken, öffnet sich ein Dialog:

Im Bearbeitungs-Dialog können Sie:

Zeiten ändern: Die Uhrzeiten (Von/Bis) anpassen
Baustelle zuweisen: Mit dem Button "Baustelle zuweisen" eine andere Baustelle/Projekt zuweisen

ℹ️ Wichtig

Alle Änderungen werden protokolliert und sind nachvollziehbar. Bei jeder Änderung müssen Sie eine Begründung angeben.

Korrekturen prüfen und bestätigen

Wenn in der Tagesansicht in der Info-Spalte ein ⚠️ Warndreieck oder in der Korrekturen-Spalte ein roter Text (z.B. "Büro", "MA+B") erscheint, müssen Korrekturen geprüft werden.

Korrekturansicht öffnen

Klicken Sie auf das Warndreieck oder den Text in der Korrekturen-Spalte (z.B. "Büro" für Büro-Korrekturen oder "MA+B" für Mitarbeiter + Büro-Korrekturen). Es öffnet sich die Korrekturansicht mit allen Details.

Beispiel 1: Mitarbeiter-Korrektur - Tag nachgebucht (Büro)

Im ersten Beispiel sehen Sie eine Korrektur vom Büro (erste Zeile in der Tagesansicht - "Büro"). Ein Mitarbeiter hat an einem Tag keine Zeiten gebucht, das Büro hat den Tag nachgebucht:

Die Korrekturansicht zeigt folgende Spalten:

Datum/Zeit: Wann wurde die Korrektur durchgeführt
Von: Wer hat die Korrektur durchgeführt (z.B. "admin" für Büro, "SYSTEM" für automatische Korrekturen)
Feld: Was wurde geändert (z.B. "Zeitkorrektur", "Arbeitsbeginn", "pause_auto")
Alter Wert: Der Wert vor der Änderung (z.B. "-" wenn der Tag neu angelegt wurde)
Neuer Wert: Der Wert nach der Änderung
Begründung: Die Begründung für die Korrektur
Geprüft: Status der Prüfung (⚠️ Bestätigung MA = wartet auf MA-Bestätigung, ✓ Bestätigt = bereits bestätigt)

In diesem konkreten Beispiel sehen Sie:

Alter Wert: "-" (kein Eintrag)
Neuer Wert: "9h" (nachgetragene Arbeitszeit)
Begründung: "Ich habe deinen Tag nachgebucht, da du vergessen hast zu buchen"
Status: ⚠️ Bestätigung MA (wartet auf Bestätigung des Mitarbeiters)

Notfreigabe durchführen:

In der Spalte "Geprüft" sehen Sie ⚠️ Bestätigung MA, wenn auf die Bestätigung des Mitarbeiters gewartet wird. Wenn der Mitarbeiter keinen Zugriff hat (z.B. krank, ausgeschieden, kein Zugriff), können Sie auf "⚠️ Bestätigung MA" klicken, um eine Notfreigabe durchzuführen:

Im Notfreigabe-Dialog sehen Sie:

Details der Korrektur (Datum, Von, Feld, Änderung, Begründung)
Hinweis: "Mitarbeiter kann nicht bestätigen (krank, ausgeschieden, kein Zugriff)"
Information, dass die Notfreigabe protokolliert wird

⚡ Wichtig: Notfreigabe

Die Notfreigabe sollte nur verwendet werden, wenn der Mitarbeiter wirklich keine Möglichkeit hat, die Korrektur selbst zu bestätigen. Die Notfreigabe wird vollständig protokolliert.

Beispiel 2: Mehrere Korrekturen - MA + Büro (MA+B)

Im zweiten Beispiel sehen Sie mehrere Korrekturen (letzte Zeile in der Tagesansicht - "MA+B"). Wenn sowohl der Mitarbeiter als auch das Büro/System Korrekturen vorgenommen haben, werden diese alle in einer Übersicht angezeigt:

Im Screenshot sehen Sie zwei Korrekturen:

1. Startzeit-Änderung durch Mitarbeiter:

Von: Vorarbeiter_2, Mario
Feld: Arbeitsbeginn
Änderung: 14:27 → 06:27
Begründung: "vergessen" (MA hat vergessen zu stempeln und erst beim Feierabend gemerkt, dass er nicht gestartet hatte)
Arbeitszeit: Vorher: 0h → Neu: 8h 1min
Status: ⚠️ Prüfung (Büro muss bestätigen)

2. Automatischer Pausenabzug durch System:

Von: SYSTEM
Feld: pause_auto
Änderung: 0 → 30 (Min)
Begründung: "Pause +30 Min (Pflicht bei 8:01), abgezogen von: Störung Hausen (Automatisch bestätigt von MA)"
Arbeitszeit: Vorher: 8h 1min → Neu: 7h 31min
Status: ✓ Bestätigt (automatisch vom MA bestätigt)

ℹ️ Automatischer Pausenabzug

Das System zieht beim Feierabend automatisch eine Pause ab, wenn die Arbeitszeit die Pausenpflicht-Grenze überschreitet (gemäß konfigurierter Pausenregeln). Diese Korrektur wird automatisch als vom Mitarbeiter bestätigt markiert.

Wenn der Mitarbeiter tatsächlich keine Pause gemacht hat (z.B. wegen Störung), muss er beim Feierabend eine entsprechende Info angeben. Mit dieser Info kann die Disposition die Arbeitszeit anpassen und eine gegenseitige Korrektur starten.

Korrekturen auswählen und bestätigen:

In der Korrektur-Übersicht können Sie:

Einzelne Korrekturen auswählen: Setzen Sie den Haken in der Checkbox vor der jeweiligen Korrektur
Alle Korrekturen auswählen: Klicken Sie auf "Alle auswählen / Auswahl aufheben" oben in der Liste
Korrekturen bestätigen: Nach der Auswahl klicken Sie auf den Button "Bestätigen" (erscheint nach der Auswahl)

Monatsabschluss-Übersicht

Die Monatsabschluss-Übersicht zeigt Ihnen alle Mitarbeiter und deren Status für den ausgewählten Monat. Sie erreichen diese Ansicht über den Tab "Monatsabschluss" in der Zeiterfassung.

Navigation und Filter

Oben in der Ansicht finden Sie folgende Elemente:

Monats-Navigation: Mit den Pfeilen < > können Sie zum vorherigen/nächsten Monat wechseln
Monat-Auswahl: Dropdown zur direkten Auswahl des Monats
Jahr-Auswahl: Dropdown zur direkten Auswahl des Jahres
Status-Filter: Dropdown "Alle Status" zum Filtern nach bestimmten Status
Suchfeld: "Suche Nachname..." zum Filtern nach Mitarbeiternamen
Freigabe-Button: "Alle fertigen für MA freigeben (X)" - Gibt alle bereitstehenden Monate für die Mitarbeiter frei

Die Tabellen-Spalten

Die Tabelle zeigt folgende Informationen für jeden Mitarbeiter:

Status: Symbol das den aktuellen Status des Monatsabschlusses anzeigt (siehe unten)
Name: Nachname, Vorname des Mitarbeiters
Ist: Tatsächlich gearbeitete Stunden im Monat
Soll: Soll-Arbeitsstunden im Monat
Saldo: Differenz zwischen Ist und Soll (rot = Minusstunden, grün = Plusstunden)
AZK: Arbeitszeitkonto (Überstunden die auf das Zeitkonto gehen)
Überst.: Überstunden (die ausgezahlt werden)
SW: Schlechtwetter-Stunden
KUG: Kurzarbeitergeld-Stunden
Urlaub: Urlaubstage
Krank: Krankheitsstunden
BD: Bereitschaftsdienst (Anzahl)
ZF: Zulagen Feiertag (Stunden)
ZN: Zulagen Nacht (Stunden)
ZS: Zulagen Sonntag (Stunden)

Status-Symbole

Die Status-Spalte zeigt verschiedene Symbole, die den aktuellen Zustand des Monatsabschlusses anzeigen:

🟢 Grüner Kreis: Bereit zum Versenden - Der Monat ist vollständig und kann für den Mitarbeiter freigegeben werden
⚠️ Warndreieck: Nicht versendbar - Es gibt Probleme (z.B. fehlende Tage, ungeprüfte Korrekturen), die behoben werden müssen
📋 Clipboard: MA-Abschluss vorhanden - Der Mitarbeiter hat den Monat abgeschlossen. Sie müssen den Abschluss übernehmen (Button "Mitarbeiter-Abschluss übernehmen"), bevor der Export durchgeführt werden kann
📨 Versendet: Wartet auf Mitarbeiter - Das Büro hat den Monat freigegeben, wartet nun auf Abschluss durch den Mitarbeiter
✅ Grünes Häkchen: Exportiert - Der Monat wurde bereits exportiert
💾 Diskette: Gespeichert - Der Monat ist gespeichert (wird angezeigt, wenn Mitarbeiter-Abschluss deaktiviert ist)
📧 E-Mail: Bereit für Export - Der Monat ist bestätigt/gespeichert und kann exportiert werden

ℹ️ Hinweis

Die angezeigten Werte und Status hängen von Ihrer Konfiguration ab (z.B. ob Mitarbeiter-Abschluss aktiviert ist). Wenn "-" angezeigt wird, bedeutet dies, dass für diesen Mitarbeiter noch keine Daten für den ausgewählten Monat vorhanden sind.

Monatsbericht

Der Monatsbericht sammelt alle Daten des Monats für einen Mitarbeiter und zeigt Ihnen die komplette Übersicht mit allen Buchungen, Status und Summen. Von hier aus können Sie den Monat kontrollieren und dem Mitarbeiter zur Freigabe senden.

Auswahl und Navigation

Oben im Monatsbericht finden Sie:

Mitarbeiter: Dropdown zur Auswahl des Mitarbeiters
Monat: Dropdown zur Auswahl des Monats
Jahr: Dropdown zur Auswahl des Jahres
Anzeigen-Button: Lädt den Bericht für die gewählte Kombination
Checkbox "Nur offene Bestätigungen": Filtert Tage mit unbestätigten Korrekturen

Summen-Badges

Die farbigen Badges im oberen Bereich zeigen die Gesamtsummen des Monats:

Ist-Stunden: Tatsächlich gearbeitete Stunden
Soll-Stunden: Soll-Arbeitsstunden für den Monat
Saldo (Std.): Differenz zwischen Ist und Soll (grün = Plus, rot = Minus)
Arbeitszeitkonto (Std.): Überstunden auf dem Zeitkonto (mit Stand-Anzeige)
Überstunden: Überstunden zur Auszahlung
Betrieblich (Std.): Betrieblich veranlasste Zeiten
KUG/S-KUG (Std.): Kurzarbeitergeld-Stunden
Feiertag(Std.): Feiertags-Stunden
Überstundenabbau (Std.): Abgebaute Überstunden
Krank (Std./Tage): Krankheitsstunden und -tage
Urlaub (Std./Tage): Urlaubsstunden und -tage
Sonderurlaub (Std./Tage): Sonderurlaub-Stunden und -tage
Unbezahlt (Std.): Unbezahlte Stunden
Bereitschaftsdienst (Stck.): Anzahl der Bereitschaftsdienste
Nachtzulage (Std.): Stunden mit Nachtzulage
Sonntagszulage (Std.): Stunden mit Sonntagszulage

Monatsabschluss-Status

Im Bereich "Monatsabschluss" sehen Sie den aktuellen Status des Monats. Es gibt vier Hauptzustände im normalen Workflow:

1. Noch nicht freigegeben (roter Kreis "NICHT FREIGEGEBEN")

Text links: "Noch nicht freigegeben", "Monat '2026-01'"
Button rechts: "Monat für MA freigeben"
Keine Symbole neben "Monatsabschluss" sichtbar

2. Freigegeben, wartet auf MA (gelber Kreis "Wartet auf MA-Freigabe")

Text links: "Freigegeben am [Datum]", "Wartet auf Mitarbeiter"
Neben "Monatsabschluss": ⚡ Blitz-Symbol (Notfreigabe) + 🔄 Zurücksetzen-Button

3. MA-Entscheidung getroffen (gelbes Warndreieck "BITTE ÜBERNEHMEN")

Text links: "MA-Entscheidung getroffen", "Gesendet: [Datum]", "Zeitkonto: X | Auszahlung: Y"
Button rechts: "Mitarbeiter-Abschluss übernehmen"
Neben "Monatsabschluss": Nur 🔄 Zurücksetzen-Button (Blitz ist weg)

4. Übernommen und gespeichert (grünes Häkchen "Monat für Export gespeichert")

Text links: "Übernommen am [Datum]", "Zeitkonto: X | Auszahlung: Y"
Neben "Monatsabschluss": Nur 🔄 Zurücksetzen-Button

ℹ️ Sonderfall: Notfreigabe

Wenn eine Notfreigabe durchgeführt wurde, zeigt der Status ein gelbes Warndreieck "NOTFREIGABE" mit dem Text "⚡ Notfreigabe am [Datum] durch [User]", "Alle Überstunden zur Auszahlung".

Tagesübersicht

Die Tabelle unten zeigt alle Tage des Monats mit folgenden Informationen:

Status: ✓ = Tag abgeschlossen/geprüft, K = Korrektur vorhanden
Datum: Wochentag und Datum
Art: Art des Tages (AT = Arbeitstag, U = Urlaub, K = Krank, WE = Wochenende, FTA = Feiertag, ÜA = Überstundenabbau, SU = Sonderurlaub, WEA = Wochenendarbeit, etc.)
Beginn: Arbeitsbeginn
Ende: Arbeitsende
Soll: Soll-Arbeitszeit für diesen Tag
Ist: Tatsächliche Arbeitszeit
Saldo: Differenz (grün = Plus, rot = Minus)
ÜA, K, SW, B, KUG, FT, BD, ZN, ZS, ZF: Spezielle Zeiten/Zulagen (wie in Tagesansicht)
Pencil-Button: Tag bearbeiten (erfordert danach erneute MA-Bestätigung, wenn aktiviert)

Korrekturen ansehen

Wenn ein Tag das K-Symbol in der Status-Spalte zeigt, bedeutet dies, dass Korrekturen vorhanden sind. Klicken Sie auf das Symbol, um die Korrekturen im Detail anzusehen.

⚠️ Warnung vor Freigabe

Nicht bestätigte Korrekturen werden rot angezeigt. Wenn Sie versuchen, den Monat freizugeben während noch unbestätigte Korrekturen existieren, erhalten Sie einen Warnhinweis.

Auch wenn Tage keinen Status oder keine Arbeitszeit haben, wird vor der Freigabe gewarnt.

Freigabe-Workflow (3-fach Step)

Der Freigabe-Workflow hängt von Ihrer Konfiguration ab. In der höchsten Konfigurationsstufe (Modell: Individual mit MA-Abschluss aktiviert) läuft es wie folgt:

Büro sendet Monat an MA: Sie kontrollieren den Monat und klicken auf den blauen Button "Monat für MA freigeben"
MA gibt frei und verteilt Stunden: Der Mitarbeiter bekommt den Monat in der Mobile App vorgelegt und kann:
- Die Überstunden auf Arbeitszeitkonto (AZK) oder Auszahlung verteilen (wenn konfiguriert)
- Den Monat freigeben
Büro übernimmt Abschluss: Sie übernehmen den MA-Abschluss (Button "Mitarbeiter-Abschluss übernehmen") und können danach den Export für das Lohnbüro erstellen

Abweichungen je nach Konfiguration:

Stundenverteilung deaktiviert: MA kann nur freigeben, keine Stunden verteilen
Modell Lohnbüro: MA kann keine Stunden verteilen
MA-Abschluss deaktiviert: Workflow reduziert sich, keine MA-Bestätigung nötig

🔒 Wichtig: Monat wird fixiert!

Nach dem Betätigen von "Monat für MA freigeben" wird der Monat FIX in der Datenbank gespeichert.

Dies dient dem Schutz vor nachträglichen Manipulationen oder Änderungen in der Konfiguration. Änderungen am Monat sind danach nur noch über spezielle Funktionen möglich (siehe unten).

Freigabe zurücksetzen 🔄

Über den 🔄 Zurücksetzen-Button neben "Monatsabschluss" können Sie eine Freigabe komplett zurückziehen. Dies sollte nur in Sonderfällen durchgeführt werden.

Der 🔄 Zurücksetzen-Button (rechts) neben dem ⚡ Blitz-Symbol

Wenn Sie auf diesen Button klicken, erscheint ein Bestätigungsdialog:

Was passiert beim Zurücksetzen:

Alle Freigaben werden gelöscht
Mitarbeiter-Bestätigungen werden entfernt
Gespeicherte Snapshot-Daten bleiben erhalten
Der Status wird auf "Nicht freigegeben" zurückgesetzt

⚠️ ACHTUNG

Diese Aktion kann zu Inkonsistenzen führen, die möglicherweise nicht rückgängig gemacht werden können. Nutzen Sie diese Funktion nur wenn unbedingt nötig!

Notfreigabe ⚡

Nach der Freigabe erscheint das ⚡ Blitz-Symbol neben "Monatsabschluss" (zusammen mit dem 🔄 Zurücksetzen-Button). Diese Notfreigabe-Funktion ist für Sonderfälle gedacht.

Wann Notfreigabe verwenden:

Die Notfreigabe sollte logischerweise nur durchgeführt werden, wenn der Mitarbeiter keine Möglichkeit mehr hat, die Freigabe selbst durchzuführen:

Mitarbeiter ist krank
Mitarbeiter ist ausgeschieden
Mitarbeiter hat keinen Zugriff mehr

Was passiert bei der Notfreigabe:

Alle Überstunden werden zur Auszahlung gebucht
KEINE Buchung auf das interne Arbeitszeitkonto
Die Notfreigabe wird protokolliert

ℹ️ Hinweis

Mit dem Pencil-Button können Sie einzelne Tage bearbeiten. Wenn der Mitarbeiter-Abschluss aktiviert ist, muss der Mitarbeiter nach einer Bearbeitung den Monat erneut bestätigen.

Export

Im Export-Tab können Sie Monatsberichte als PDF drucken und den DATEV-Export für Ihr Lohnbüro vorbereiten.

Navigation und Filter

Oben im Export-Tab finden Sie:

Monats-Navigation: Mit den Pfeilen < > können Sie zum vorherigen/nächsten Monat wechseln
Monat-Auswahl: Dropdown zur direkten Auswahl des Monats
Jahr-Auswahl: Dropdown zur direkten Auswahl des Jahres
Status-Filter: Dropdown "Alle Status" zum Filtern nach Export-Status
Suchfeld: "Suche Nachname..." zum Filtern nach Mitarbeiternamen

ℹ️ DATEV-Konfiguration

Die DATEV-Format-Datei (INI) für Ihr Lohnbüro finden Sie in der DATEV-Konfiguration. Diese Datei wird für den DATEV-Export benötigt.

Mitarbeiter auswählen

Um einen Export durchzuführen, wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus:

Einzelne Mitarbeiter: Klicken Sie auf die Checkbox neben dem Mitarbeiternamen
Alle Mitarbeiter: Nutzen Sie die Checkbox im Tabellenkopf, um alle auf einmal auszuwählen oder abzuwählen

Sobald Sie Mitarbeiter ausgewählt haben, erscheinen zwei Buttons oben rechts:

🖨️ Drucken (X Mitarbeiter): Erstellt PDF-Monatsberichte für die ausgewählten Mitarbeiter
💾 DATEV-Export durchführen (X Mitarbeiter): Bereitet die Export-Datei für DATEV Lohn und Gehalt vor

Monatsbericht drucken

Es gibt zwei Möglichkeiten, Monatsberichte zu drucken:

Einzelner Mitarbeiter: Klicken Sie auf das 🖨️ Drucker-Symbol in der Aktionen-Spalte
Mehrere Mitarbeiter: Wählen Sie die Mitarbeiter aus und klicken Sie auf "Drucken (X Mitarbeiter)"

DATEV-Export durchführen

So führen Sie einen DATEV-Export durch:

Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die exportiert werden sollen
Klicken Sie auf den grünen Button "💾 DATEV-Export durchführen (X Mitarbeiter)"
Die Export-Datei wird erstellt und im Downloads-Ordner gespeichert (abhängig von Ihrer Browser-Konfiguration)
Nach erfolgreichem Export erscheint ein ✅ Häkchen in der Status-Spalte

Status-Symbole

Die Status-Spalte zeigt den Export-Status für jeden Mitarbeiter. Die Symbole sind identisch zur Tagesansicht:

⚠️ Warndreieck: Monat noch nicht bereit für Export (z.B. Korrekturen offen, nicht freigegeben)
📋 Clipboard: Monat bereit, aber noch nicht exportiert
✅ Häkchen: Erfolgreich exportiert

Export zurücksetzen

Nach einem Export erscheint in der Aktionen-Spalte das 🔄 Zurücksetzen-Symbol. Damit können Sie den Export für diesen Mitarbeiter zurücksetzen und erneut durchführen.