beAV Pro - Benutzerhandbuch v1.12

Ihr digitaler Helfer für die Betriebsorganisation

Installation

Was ist beAV Pro?

beAV Pro ist eine Software zur Unterstützung der Betriebsorganisation in Bau- und Tiefbauunternehmen. Die Anwendung umfasst verschiedene Module für die Verwaltung betrieblicher Abläufe – sowohl am Büro-PC als auch mobil per Smartphone.

Funktionsumfang im Überblick:

Planung & Organisation:

• Wochenplaner: Module zur Baustellenplanung und Personalzuweisung
• Dashboard: Übersichtsseite mit konfigurierbaren Warnungen und Fristen
• Personalkalender: Jahreskalender für Urlaub, Krankheit, Abwesenheiten und Bereitschaft

• Personalverwaltung: Verwaltung von Mitarbeiterdaten (Stammdaten, Zertifikate, Führerscheine, Dokumente)
• Zeiterfassung: Modul zur digitalen Arbeitszeiterfassung mit Monatsabschluss-Funktion
• Arbeitszeitkonto: Erfassung von Überstunden, Zulagen und konfigurierbaren Arbeitszeitmodellen

• Auftragsverwalter: Projektverwaltung mit VRAO/ABG/Aufmaß-Funktionen
• Adressen: Verwaltung von Auftraggebern und Nachunternehmern
• OPOS: Übersicht über offene Posten und Umsätze

• Fuhrpark: Verwaltung von Fahrzeugen, Baumaschinen und Geräten (TÜV, Versicherung, Prüfungen)
• Inventar: Erfassung von Werkzeugen, Material und Schutzausrüstung
• Werkstatt: Dokumentation von Reparaturen und Wartungen

• Mobile Zeiterfassung: App-basierte Zeitbuchung (mit Offline-Funktionalität)
• NFC-Login: Optionale kontaktlose Zeiterfassung per NFC-Chip (erfordert NFC-fähiges Android-Gerät mit Chrome-Browser)
• Urlaubsanträge: Funktion zur Beantragung von Urlaub
• Monatsabschluss: Zugriff auf individuelle Monatsabschlüsse mit Bestätigungsfunktion
• Team-Übersicht: Anzeige der aktuellen Dienststatus der Mitarbeiter

Haftungsausschluss: Die Software dient ausschließlich der Unterstützung betrieblicher Abläufe. Sämtliche Funktionen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität. Die Software ersetzt in keinem Fall eine fachkundige Beratung (steuerlich, rechtlich, buchhalterisch). Alle Ergebnisse, Berechnungen und Ausgaben sind eigenverantwortlich auf Richtigkeit zu prüfen. Es gilt § 3 der AGB.

So starten Sie

Anmelden

1. Öffnen Sie beAV Pro in Ihrem Browser
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein (z.B. max.mustermann)
3. Geben Sie Ihr Passwort ein
4. Klicken Sie auf "Anmelden"

Die Hauptnavigation

Am oberen Bildschirmrand finden Sie die Hauptmenüleiste. Hier können Sie zwischen den verschiedenen Bereichen wechseln:

Die einzelnen Bereiche im Detail

1. Dashboard - Ihre Startseite

Das Dashboard ist wie Ihr persönlicher Assistent: Es zeigt Ihnen auf einen Blick, was gerade wichtig ist und wo Sie handeln müssen.

Was Sie hier sehen

Warnungen und Erinnerungen:

Das Dashboard zeigt Ihnen verschiedene Hinweise an, aufgeteilt nach Bereichen:

Personalwarnungen:

• Führerscheine oder Zertifikate, die bald ablaufen
• Sicherheitsunterweisungen, die wiederholt werden müssen
• Führerscheinprüfungen, die anstehen
• Geburtstage von Mitarbeitern

• Genehmigungen (VRAO, ABG, PB), die bald ablaufen
• Sie können wählen, ob Sie nur Ihre eigenen Baustellen sehen oder alle

• TÜV-Termine
• UVV-Prüfungen
• Versicherungen

• Prüftermine für Geräte und Werkzeuge

• Fehlende Monatsabschlüsse: Mitarbeiter, die ihren Monatsabschluss noch nicht durchgeführt haben
• Fehlende Tagesabschlüsse: Mitarbeiter, die ihren Tagesabschluss noch nicht durchgeführt haben

• Offene Urlaubsanträge, die noch genehmigt werden müssen

Farben verstehen

• Rot: Bereits abgelaufen - Handlungsbedarf!
• Orange/Gelb: Läuft bald ab - Vorausplanen
• Blau: Information

Dashboard anpassen

Über das Konfigurationsmenü (Benutzermenü → "Config" → Tab "Dashboard") können Sie festlegen:

• Welche Bereiche angezeigt werden sollen
• Wie viele Tage im Voraus Sie gewarnt werden möchten
• Ob Sie alle oder nur Ihre eigenen Baustellen sehen
• Welche Zeiterfassung-Warnungen Sie sehen möchten (Monatsabschluss, Tagesabschluss)

2. Wochenplaner - Wer arbeitet wo?

Der Wochenplaner ist das Herzstück für Ihre tägliche Planung. Hier legen Sie fest, welche Baustellen welchen Mitarbeitern zugewiesen werden.

> Grundprinzip: Baustellen werden den Mitarbeitern zugewiesen - nicht umgekehrt! Ein Mitarbeiter kann mehrere Baustellen am selben Tag haben.

Die Ansicht verstehen

Der Wochenplaner zeigt eine Tabelle:

• Links: Ihre Mitarbeiter (untereinander)
• Oben: Die Wochentage (Montag bis Sonntag)
• Rechts: Das Baustellen-Panel mit allen aktiven Baustellen dieser Woche
• In den Feldern: Die zugeteilten Baustellen pro Mitarbeiter und Tag

Bearbeitungsmodus aktivieren

Bevor Sie Änderungen vornehmen können, müssen Sie den Bearbeitungsmodus starten:

1. Klicken Sie auf den Button "Bearbeitung starten"
2. Der Button wird grün und zeigt "Bearbeitung läuft"
3. Jetzt können Sie Baustellen zuweisen, kopieren, löschen etc.
4. Wenn Sie fertig sind: "Bearbeitung beenden" klicken

Baustellen anlegen

Möglichkeit 1: Aus einem Auftrag übernehmen (+ aus Auftrag)

1. Klicken Sie auf "+ aus Auftrag"
2. Geben Sie mindestens 2 Zeichen ein (Auftragsnummer, Straße oder Ort)
3. Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus der Liste
4. Die Daten werden automatisch übernommen (Straße, Ort, Auftraggeber, Bauleiter)

1. Klicken Sie auf "+ Manuell"
2. Geben Sie ein: Straße (Pflichtfeld), Ort, Auftraggeber, Bauleiter
3. Optional: Auftragsnummer, Fahrzeuge (LKW, Tieflader, Bagger), Notiz
4. Speichern - die Baustelle erscheint im rechten Panel

Baustellen zuweisen

1. Ziehen Sie eine Baustelle aus dem rechten Panel
2. Lassen Sie sie auf der gewünschten Zelle (Mitarbeiter + Tag) fallen
3. Die Baustelle erscheint in der Zelle
4. Für mehrere Mitarbeiter: Wiederholen Sie den Vorgang

Arbeitszeiten vergeben

Optional können Sie für jede Zuweisung Arbeitszeiten hinterlegen:

1. Rechtsklick auf eine zugewiesene Baustelle in der Tabelle
2. Wählen Sie "Zeit vergeben"
3. Geben Sie Start- und Endzeit ein
4. Die Zeiten werden bei der Baustelle angezeigt (im Zeiten-Modus)

Kopier-Funktionen

Rechtsklick auf eine zugewiesene Baustelle bietet viele Möglichkeiten:

Baustellen im Panel verwalten

Rechtsklick auf eine Baustelle im rechten Panel:

• Bearbeiten: Baustellen-Daten ändern
• In nächste Woche kopieren: Baustelle für die Folgewoche anlegen
• Auf ganzen Monat kopieren: Baustelle für alle verbleibenden Wochen des Monats anlegen
• Bis Datum kopieren: Baustelle bis zu einem Zieldatum anlegen
• Hervorheben: Alle Zuweisungen dieser Baustelle farbig markieren
• Löschen: Baustelle aus dieser Woche entfernen

Baustelle beenden

Wenn eine Baustelle abgeschlossen ist:

1. Rechtsklick auf die Baustelle in der Tabelle
2. Wählen Sie "Baustelle beenden"
3. Wählen Sie: Nur für diesen Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter
4. Alle zukünftigen Zuweisungen werden entfernt

Abwesenheiten eintragen (Urlaub, Krank, etc.)

Rechtsklick auf eine leere Zelle (ohne Baustelle):

• Als Urlaub markieren - Einzelner Tag
• Als Krank markieren - Einzelner Tag
• Urlaub bis ... - Kalender öffnet sich, alle Werktage werden markiert
• Krank bis ... - Kalender öffnet sich, alle Werktage werden markiert
• Abwesenheit entfernen - Status löschen

Status-Farben

Die Farben für Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Sonderurlaub, Überstundenabbau, etc.) können Sie individuell festlegen. Diese Einstellungen finden Sie in der Konfiguration (Benutzermenü → "Config" → Tab "Wochenplaner").

Ansichtsmodi

Über den Button oben rechts können Sie zwischen drei Ansichten wechseln:

• Bauleiter-Modus: Zeigt den zuständigen Bauleiter unter jeder Baustelle
• Geräte-Modus: Zeigt zugewiesene Fahrzeuge (LKW, Tieflader, Bagger)
• Zeiten-Modus: Zeigt die Arbeitszeiten (falls vergeben)

Weitere Funktionen

• Mitarbeiter-Suche: Suchfeld oben links filtert die Mitarbeiterliste
• Filter-Buttons (U/K/F): Sortieren nach Urlaub, Krank oder Ungeplant
• Mitarbeiter-Reihenfolge: Per Drag & Drop änderbar (nur im Bearbeitungsmodus)
• Wochennavigation: Pfeile oder Klick auf KW-Anzeige für Kalender
• Baustellen-Historie: Lupe-Symbol zum Durchsuchen aller Wochen (mit Filter für Vergangenheit/Zukunft)
• Notizen: Rechtsklick auf eine zugewiesene Baustelle → "Notiz bearbeiten" für individuelle Notizen pro Tag und Mitarbeiter. Diese tagesspezifischen Notizen sind vorrangig und überschreiben die allgemeine Baustellennotiz (die im Baustellenpanel hinterlegt wird)
• Auftraggeber-Farben: Die Farben, mit denen Baustellen im Wochenplaner angezeigt werden, können Sie individuell für jeden Auftraggeber festlegen. Diese Einstellung finden Sie in den Stammdaten des jeweiligen Auftraggebers (Modul "Adressen")
• Feiertage: Werden automatisch angezeigt (je nach Bundesland). Das Bundesland muss in der Konfiguration eingestellt werden (Benutzermenü → "Config")

3. Auftragsverwalter - Ihre Projekte

Der Auftragsverwalter begleitet jeden Auftrag von der Auftragserteilung bis zur letzten Rechnung.

Neuen Auftrag anlegen

1. Klicken Sie auf "Neuer Auftrag"
2. Eine Auftragsnummer wird automatisch vergeben (z.B. 2025-0001)
3. Füllen Sie die Grunddaten aus:

Die verschiedenen Bereiche

Grunddaten:

• Alle wichtigen Informationen zum Auftrag
• Status: offen, in Bearbeitung, abgeschlossen, storniert

• Hier können Sie mehrere Auftragsnummern hinterlegen
• Auch Bestellnummern vom Auftraggeber

• Wenn Ihr Auftraggeber Projektbestätigungen ausstellt
• Nummer, Laufzeit (von-bis)
• Das Dashboard warnt vor Ablauf

• Genehmigungen für Straßensperrungen
• Nummer, Laufzeit, Gebühren
• Kann als "abgerechnet" markiert werden
• Dashboard-Warnung vor Ablauf

• Genehmigungen für Baustelleneinrichtung
• Funktioniert wie VRAO

Aufmaße:

• Teil-Aufmaße oder End-Aufmaß
• Nummer, Datum, Summe
• Ist die LEB (Leistungserbringerbestätigung) zurück?
• Zuordnung zu VRAOs/ABGs

• Ihre gestellten Rechnungen
• Nummer, Datum, Summe
• Zuordnung zu Aufmaßen

• Rechnungen Ihrer Partner
• Können zu Ihren Rechnungen zugeordnet werden (Durchreichung)

• Automatische Berechnung aller Beträge
• Was ist noch offen?
• Was ist bereits abgerechnet?

• Detaillierte Übersicht aller finanziellen Aspekte des Auftrags
• Aufmaße: Alle Aufmaße mit Summen
• Nachunternehmer-Rechnungen: Übersicht aller NU-Rechnungen
• Gutschriften/Rechnungen: Ihre gestellten Rechnungen
• VRAO/ABG-Gebühren: Zusammenfassung aller Gebühren
• Arbeitsstunden / Nachkalkulation: Wenn die Zeiterfassung aktiviert ist und im Lohnverlauf beim Personal Selbstkosten und Verrechnungssatz gepflegt sind, werden hier die Arbeitszeiten und berechneten Summen (Selbstkosten und Verrechnungssatz) aus der Zeiterfassung für diesen Auftrag dargestellt

• Projektspezifische Ansprechpartner
• Firmenname, Name, Telefon, E-Mail

• Alle Unterlagen zum Auftrag
• Verträge, Pläne, Fotos, Schriftverkehr

Hier werden Gruppenunterweisungen erfasst, die direkt auf der Baustelle für alle Beteiligten dieses Auftrags durchgeführt werden. Ein digitales Protokoll wird erstellt, als PDF gespeichert und automatisch in den Unterweisungs-Nachweisen der teilnehmenden Mitarbeiter sichtbar.

• + Neue Gruppenunterweisung: Erscheint, wenn im Schulungskatalog mindestens eine Unterweisung mit aktiviertem Gruppenprotokoll-Flag vorhanden ist und eine passende Protokollvorlage (Modus „Gruppe") konfiguriert ist. Im Auswahl-Dialog wählen Sie Schulung und Vorlage — danach öffnet sich das Protokollformular direkt.
• Liste vorhandener Unterweisungen: Datum, Schulung, Anzahl Teilnehmer, Erstellungszeitpunkt, Integrität (SHA-256) und PDF-Download.
• Mitarbeiter-Verknüpfung: Alle Teilnehmer sehen die Gruppenunterweisung automatisch in ihrem Personalbogen unter Tab „Unterweisungen".

Berechtigungen: Ansehen und PDF dürfen Administrator, Desktop Zugang, Personal und Unterweisungen. Erstellen dürfen Administrator, Personal und Unterweisungen.

Was bedeuten die Abkürzungen?

4. Personal - Ihre Mitarbeiter

Hier verwalten Sie alle Informationen zu Ihren Mitarbeitern - von Stammdaten über Lohn und Arbeitszeiten bis zur Integration mit der Zeiterfassung.

Neuen Mitarbeiter anlegen

1. Klicken Sie auf "Neu" oder "Mitarbeiter anlegen"
2. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe:
   • Stammdaten (Pflicht)
   • Lohn/Gehalt (optional)
   • Arbeitszeiten (optional - Konfiguration der Sollarbeitszeiten des Mitarbeiters)
   • Arbeitszeitkonto (nur wenn Zeiterfassung aktiviert)
   • Urlaub (optional)
   • Führerschein (optional)
3. Füllen Sie die Felder aus (die mit * sind Pflichtfelder)

Die verschiedenen Bereiche (Tabs)

Stammdaten (Bogen): Hier finden Sie die Grunddaten:

• Name, Geburtsdatum, Geburtsort
• Adresse und Kontaktdaten
• Personalnummer
• Art der Tätigkeit (Facharbeiter, Vorarbeiter, Bauleiter, etc.)
• Führerscheinklassen
• Ein- und Austrittsdatum
• Erfasst Arbeitszeit (Zeiterfassung): Checkbox, die den Mitarbeiter für die Zeiterfassung aktiviert. Wichtig: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Zeiterfassung in der Config aktiviert ist
• Führt Arbeitszeitkonto: Checkbox für die Führung eines Arbeitszeitkontos. Wichtig: Diese Option kann nur aktiviert werden, wenn "Erfasst Arbeitszeit" bereits aktiviert ist

• Lohnverlauf mit Historie aller Lohnänderungen
• Neue Lohneinträge hinzufügen mit Gültig-ab-Datum
• Unterscheidung zwischen Stundenlohn und Gehalt
• Selbstkosten: Was der Mitarbeiter das Unternehmen pro Stunde kostet (für Nachkalkulation im Auftragsverwalter)
• Verrechnungssatz: Zu welchem Satz die Arbeitszeit dem Kunden berechnet wird (für Nachkalkulation im Auftragsverwalter)

Konfiguration der Sollarbeitszeiten des Mitarbeiters - unabhängig davon, ob die Zeiterfassung aktiviert ist oder nicht. Diese Werte definieren, welche Arbeitszeiten der Mitarbeiter hat (z.B. Vollzeit, Teilzeit, individuelle Arbeitszeiten).

• Globale Arbeitszeiten nutzen: Checkbox zum Übernehmen der zentralen Arbeitszeiten-Konfiguration (Standard: AN)
• Individuelle Arbeitszeiten: Wenn "Globale Arbeitszeiten" deaktiviert ist, können Sie individuelle Sollstunden pro Wochentag festlegen (z.B. für Teilzeit-Mitarbeiter oder abweichende Arbeitszeiten)
• Saisonale Arbeitszeit: Bei aktivierter saisonaler Arbeitszeit können separate Sollstunden für Sommer und Winter festgelegt werden
• Sollstunden pro Wochentag: Montag bis Samstag (Sonntag immer 0)
• Automatische Wochenstunden-Berechnung: Die Summe der wöchentlichen Sollstunden wird automatisch berechnet und angezeigt
• Verwendung: Diese Sollstunden werden - wenn die Zeiterfassung aktiviert ist - dort zur Berechnung von Soll/Ist/Differenz verwendet

• Aktueller Kontostand: Anzeige des aktuellen Überstunden-/Minusstunden-Guthabens in Stunden:Minuten Format (z.B. +12:30 h oder -5:15 h)
• Max. Guthaben: Maximales erlaubtes Guthaben (aus zentraler Konfiguration)
• Max. Schuld: Maximale erlaubte Minusstunden (aus zentraler Konfiguration)
• Kontostand korrigieren: Möglichkeit zur manuellen Korrektur mit Grund/Bemerkung (z.B. bei Anfangsstand oder Abrechnungsfehlern)
• Verlauf: Übersicht der Buchungen mit Datum, Kategorie (Korrektur/Abschluss/Buchung), Betrag, Stand vorher/nachher, Bemerkung und Bearbeiter
• Automatische Buchungen: Das Arbeitszeitkonto wird automatisch durch Monatsabschlüsse, Abbau oder Auszahlung aktualisiert

• Urlaubsanspruch pro Jahr (gesetzlich/vertraglich)
• Resturlaub vom Vorjahr
• Automatische Berechnung des verbleibenden Urlaubs
• Übersicht genommener Urlaub und Krankheitstage
• Synchronisation mit Personalkalender und Wochenplaner

• Welche Führerscheinklassen besitzt der Mitarbeiter?
• Wann wurde die letzte Führerscheinprüfung durchgeführt?
• Das Dashboard erinnert Sie an fällige Prüfungen

• Zertifikate (z.B. Schweißerschein, Baumaschinenführerschein)
• Unterweisungen (Sicherheitsunterweisungen)
• Ausweise
• Verträge
• Sonstige Dokumente

Dieser Tab zeigt alle dem Mitarbeiter zugewiesenen Unterweisungen und Schulungen aus dem Schulungskatalog (Config → Tab „Unterweisungen"). Für jede Zuweisung sind Typ, Intervall, letztes Durchführungsdatum, nächste Fälligkeit und der aktuelle Status ersichtlich.

• Status-Anzeige: Noch offen — kein Nachweis vorhanden  |  Fällig in Xd — bald fällig  |  OK / Erledigt — aktuell
• Nachweis erfassen: Datum, Durchführer, optionales Nachweis-Dokument (Dateiupload oder vorhandenes Dokument). Die nächste Fälligkeit wird automatisch aus dem Intervall berechnet.
• Protokoll erstellen: Ist eine Protokollvorlage für das Modul „Unterweisungen" in Config → Tab „Protokolle" hinterlegt, erscheint zusätzlich der Button „+ Protokoll". Damit wird das digitale Protokoll direkt aus dem Personalbogen heraus erstellt, als PDF gespeichert und automatisch als Nachweis verknüpft.
• Schulung zuweisen: Über den Button „+ Schulung zuweisen" können weitere Einträge aus dem Schulungskatalog zugewiesen werden.
• Gruppenprotokolle: Unterhalb der Einzelnachweise werden Gruppenunterweisungen angezeigt, an denen dieser Mitarbeiter teilgenommen hat.
• Integrität: Bei Nachweisen mit hinterlegtem Dokument kann die SHA-256-Prüfsumme per Klick verifiziert werden (Schutz vor nachträglicher Manipulation).

Berechtigungen: Ansehen dürfen Administrator, Desktop Zugang und Unterweisungen. Nachweise erfassen dürfen Administrator, Personal und Unterweisungen. Nachweise löschen dürfen Administrator und Personal.

NFC-Tags: (nur für Admins sichtbar, wenn NFC-Funktion aktiviert ist UND Mitarbeiter "Erfasst Arbeitszeit" aktiviert hat)

• Verwaltung von NFC-Chips für kontaktlose Zeiterfassung
• NFC-Tags können Mitarbeitern zugeordnet werden
• Ermöglicht schnelles Ein-/Ausstempeln ohne Passworteingabe
• Erfordert NFC-fähiges Android-Smartphone/Tablet mit Chrome-Browser

Berechtigungen: Hier legen Sie fest, welche Zugänge und Rechte der Mitarbeiter hat:

• Desktop Zugang: Zugang zur Desktop-Anwendung, üblicherweise für Bauleiter und Sacharbeiter. Benötigt Initial-Passwort.
• Mobile Zugang: Zugang zur mobilen App für Mitarbeiter - zum Betrachten geplanter Baustellen und für die Zeiterfassung. Benötigt Initial-Passwort.
• Bearbeiten-Rechte: User haben nur Bearbeiten-Rechte, wenn diese explizit gesetzt sind. Viele Module können aber OHNE Bearbeiten-Rechte eingesehen werden:
  • Einsehbar aber nicht editierbar (ohne Bearbeiten-Rechte): Auftragsverwalter, Adressen, Personal, Fuhrpark, Werkstatt, Inventar, Zeiterfassung (Monatsansicht gesperrt)
  • Nicht sichtbar (ohne Rechte): OPOS
  • Admin: Darf alles - alle Module sehen und bearbeiten!

Zeiterfassung-Integration

Wichtige Abhängigkeiten:

• "Erfasst Arbeitszeit" kann nur aktiviert werden, wenn die Zeiterfassung in der Config (Benutzermenü → "Config") aktiviert ist
• "Führt Arbeitszeitkonto" kann nur aktiviert werden, wenn "Erfasst Arbeitszeit" bereits aktiviert ist
• Der Tab "Arbeitszeiten" ist nur für Admin oder Benutzer mit Edit-Rechten zugänglich
• Der Tab "Arbeitszeitkonto" ist nur sichtbar, wenn:
  • Zeiterfassungsmodell = "Individual" (in Config eingestellt)
  • "Erfasst Arbeitszeit" = aktiviert
  • "Führt Arbeitszeitkonto" = aktiviert
• Der Tab "NFC-Tags" ist nur für Admins sichtbar, wenn NFC aktiviert ist UND der Mitarbeiter "Erfasst Arbeitszeit" aktiviert hat

Dokumente hochladen

1. Gehen Sie zum Tab "Dokumente"
2. Klicken Sie auf "Dokument hinzufügen"
3. Wählen Sie die Kategorie (z.B. "Zertifikat")
4. Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer
5. Optional: Geben Sie das Ablaufdatum ein
6. Wichtig: Wählen Sie die Sichtbarkeit (siehe unten)
7. Speichern

Sichtbarkeits-Modi:

Beim Hochladen eines Dokuments können Sie festlegen, wer das Dokument sehen darf. Es stehen 3 verschiedene Modi zur Verfügung:

• Intern (Admin + Personal-Rechte):
  • Das Dokument ist nur für Administratoren und Benutzer mit Personal-Bearbeiten-Rechten sichtbar
  • Ideal für vertrauliche Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen, etc.
  • Dokumente werden im Unterordner intern gespeichert
• Desktop (Admin + Personal + Desktop-Zugang):
  • Das Dokument ist für Administratoren, Benutzer mit Personal-Rechten und Benutzer mit Desktop-Zugang sichtbar
  • Geeignet für Dokumente, die auch Bauleiter und Sacharbeiter einsehen können sollen
  • Dokumente werden im Unterordner extern gespeichert
• Alle (+ Mobile) (Inkl. Mobile-Zugang):
  • Das Dokument ist für alle Benutzer sichtbar, auch für Mitarbeiter mit Mobile-Zugang
  • Geeignet für allgemeine Dokumente wie Schulungszertifikate, Führerscheine, etc., die der Mitarbeiter selbst in der mobilen App einsehen können soll
  • Dokumente werden im Unterordner extern gespeichert
  • Standard-Einstellung beim Hochladen

⚠️ WICHTIGER SICHERHEITSHINWEIS ZU "INTERN"-DOKUMENTEN:

beAV setzt oder ändert KEINE Systemrechte auf dem Dateisystem oder WebDAV-Share!

Dokumente mit der Sichtbarkeit "Intern" werden im Unterordner intern gespeichert. Die Zugriffskontrolle bei direktem Dateisystem- oder WebDAV-Zugriff (z. B. im Notfall ohne beAV) erfolgt ausschließlich über System- bzw. Share-Rechte.

Daher MUSS Ihr Systemadministrator sicherstellen, dass:

• alle Ordner mit dem Namen intern systemseitig restriktiv gesetzt sind
• normale Benutzer KEINE Leserechte auf intern-Ordner besitzen
• nur explizit berechtigte Benutzer oder Gruppen Zugriff auf intern haben
• die Rechte auf Unterordner und Dateien vererbt werden

Konsequenz bei fehlender Rechtevergabe:
Benutzer mit System-Leserechten auf intern können diese Dateien jederzeit lesen, unabhängig von den in beAV konfigurierten Sichtbarkeits-Einstellungen.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter über Windows-Explorer oder WebDAV-Zugriff auf das Storage-Verzeichnis zugreifen kann und die intern-Ordner nicht geschützt sind, kann er vertrauliche Dokumente (Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, etc.) aller Mitarbeiter lesen!

Mitarbeiter suchen

Nutzen Sie das Suchfeld oben, um schnell einen Mitarbeiter zu finden. Sie können suchen nach:

• Name
• Personalnummer
• Benutzername

5. Personalkalender - Jahresübersicht

Der Personalkalender zeigt Ihnen auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter verfügbar ist und welche Abwesenheiten vorliegen.

Die Ansicht

• Tabellenformat: Mitarbeiter untereinander, Tage nebeneinander
• Monatsansicht: Sie sehen immer einen Monat
• Navigation: Mit den Pfeilen vor/zurück zum nächsten Monat
• Farbliche Kennzeichnung: Verschiedene Abwesenheitstypen werden farblich unterschiedlich dargestellt (Farben sind individuell in der Konfiguration einstellbar)

Abwesenheitstypen

Im Personalkalender können Sie folgende Abwesenheiten für Mitarbeiter eintragen:

• Urlaub: Regulärer Erholungsurlaub
• Krank: Krankheitstage
• Sonderurlaub: Sonderurlaub (z.B. Hochzeit, Todesfall, etc.)
• Überstundenabbau: Abbau von Überstunden als Freizeit
• Schlechtwetter: Schlechtwetter-Ausfall (umgangssprachlich - siehe wichtiger Hinweis unten)
  Wichtig: Beim Setzen von "Schlechtwetter" prüft beAV automatisch:
  • 1. Gibt es noch Stunden im Arbeitszeitkonto? → Abbau von dort
  • 2. Gibt es Resturlaub aus dem Vorjahr? → Vorschlag zur Verwendung
  • 3. Wenn beides nicht zutrifft → Option KUG setzen (siehe unten)
• Bereitschaft: Bereitschaftsdienst
• Unbezahlt: Unbezahlter Urlaub/Freistellung
• Betrieblich: Betriebliche Freistellung
• Kurzarbeit (KUG): Kurzarbeitergeld-Zeiträume
  ⚠️ Wichtig: KUG kann NICHT händisch gesetzt werden!
  KUG wird nur als Option angeboten, wenn beim Setzen von "Schlechtwetter" weder Arbeitszeitkonto-Stunden noch Resturlaub aus dem Vorjahr vorhanden sind.
  Beachten Sie: KUG muss entsprechend bei den zuständigen Stellen (Arbeitsagentur/SOKA-Bau) beantragt werden - beAV dokumentiert nur die Zeiten!
• Feiertag: Gesetzliche Feiertage (werden automatisch angezeigt basierend auf dem konfigurierten Bundesland)

Hinweis zu Farben: Die Farben für die einzelnen Abwesenheitstypen können Sie individuell in der Konfiguration anpassen (Benutzermenü → "Config" → Tab "Wochenplaner").

⚠️ Wichtiger Hinweis zu "Schlechtwetter":
Die Bezeichnung "Schlechtwetter" ist umgangssprachlich. Die tatsächlichen Regelungen zur Schlechtwetter-Vergütung, insbesondere im Baugewerbe (BRTV, SOKA-Bau), sind komplex und unterliegen spezifischen gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorgaben.

⚠️ HAFTUNGSAUSSCHLUSS - BERECHNUNGEN UND AUSWERTUNGEN:

Alle Berechnungen im Personalkalender und in der Zeiterfassung erfolgen ohne Gewähr!

Insbesondere die Berechnungen und Auswertungen zu Urlaub, Schlechtwetter, Kurzarbeit und anderen Abwesenheiten ersetzen KEINE fachkundige Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwälte oder Lohnbuchhaltungsexperten.

Besonders bei BRTV- und SOKA-Bau-Regelungen:

• Die tarifvertraglichen und gesetzlichen Regelungen sind komplex und ändern sich regelmäßig
• Die Berechnungslogik in beAV stellt keine rechtsverbindliche oder korrekte Verarbeitung dar
• Sie sind als Anwender selbst verantwortlich für die Korrektheit Ihrer Abrechnungen
• Sie MÜSSEN die Konfiguration und Berechnungen mit Ihren eigenen Anforderungen und den aktuellen gesetzlichen/tariflichen Vorgaben abgleichen

Empfehlung:
- Testen Sie die Berechnungen ausführlich mit Ihren spezifischen Anforderungen
- Gleichen Sie die Ergebnisse mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab
- Konsultieren Sie bei Unsicherheiten Ihren Steuerberater oder Lohnbuchhalter
- Dokumentieren Sie die Einstellungen in der Config (Benutzermenü → "Config" → Tab "Zeiterfassung")

Status eintragen

1. Klicken Sie auf eine Zelle (Mitarbeiter + Tag)
2. Wählen Sie den gewünschten Abwesenheitstyp aus der Liste
3. Der Status wird gespeichert und in der entsprechenden Farbe angezeigt

Verbindung zur Personalverwaltung

Die eingetragenen Abwesenheitstage werden automatisch im Personalbereich (Tab "Urlaub/Krank") berücksichtigt und mit der Zeiterfassung synchronisiert.

6. Zeiterfassung

Die Zeiterfassung in beAV Pro ist ein umfassendes Modul zur digitalen Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeiten.

Wichtig: beAV ist KEINE Tracking-Software! Alle angezeigten Daten basieren ausschließlich auf den Buchungen, die die Mitarbeiter selbst vornehmen. Es findet keine automatische Erfassung oder Überwachung statt.

7. Mobile App

Die Mobile App von beAV Pro ermöglicht Mitarbeitern die einfache Zeiterfassung und Verwaltung ihrer Arbeitszeiten direkt vom Smartphone oder Tablet.

8. Adressen - Auftraggeber und Partner

In diesem Bereich verwalten Sie alle Geschäftskontakte.

Welche Kontakte gehören hier?

• Auftraggeber: Firmen, die Ihnen Aufträge erteilen
• Nachunternehmer: Partner, die Sie bei Projekten beauftragen
• Ein Kontakt kann auch beides sein

Neuen Kontakt anlegen

1. Klicken Sie auf "Neu"
2. Füllen Sie die Grunddaten aus:

1. Wählen Sie den Typ: Auftraggeber und/oder Nachunternehmer
2. Speichern

Dokumente zu Kontakten

Auch hier können Sie wichtige Unterlagen ablegen:

• Rahmenverträge
• Einzelverträge
• Leistungsverzeichnisse
• Preisvereinbarungen
• Schriftverkehr
• Zertifikate und Nachweise

Hinweis zur Dokumenten-Sichtbarkeit:
Beim Hochladen können Sie die Sichtbarkeit festlegen (Intern, Desktop, Alle (+ Mobile)).
Details zur Dokumenten-Verwaltung und wichtige Sicherheitshinweise zu "intern"-Ordnern finden Sie im Kapitel Personal → Dokumente hochladen.

Kontakte filtern

Über den Filter können Sie wählen:

• Nur Auftraggeber anzeigen
• Nur Nachunternehmer anzeigen
• Alle anzeigen

9. Fuhrpark - Ihre Fahrzeuge

Hier verwalten Sie alle Fahrzeuge und Großgeräte Ihres Unternehmens.

Was gehört in den Fuhrpark?

• PKW
• LKW
• Transporter
• Anhänger
• Tieflader
• Bagger
• Radlader
• und andere Großgeräte

Neues Fahrzeug anlegen

1. Klicken Sie auf "Neu"
2. Ein Assistent führt Sie durch die Eingabe:

Die verschiedenen Bereiche

Stammdaten:

• Grundlegende Informationen
• Wem ist das Fahrzeug zugeordnet (Fahrer)?
• Standort

• Technische Daten (Leistung, Gewicht, Maße, etc.)
• Für technisch Interessierte und bei Bedarf

• Nächste Hauptuntersuchung (TÜV)
• Sicherheitsprüfung
• Versicherungslaufzeit
• Inspektionstermine

• Alle durchgeführten Prüfungen
• UVV-Prüfungen
• TÜV-Abnahmen
• Wartungen
• Das Dashboard erinnert Sie an anstehende Prüfungen

• Fahrzeugschein und -brief
• TÜV-Berichte
• Versicherungsunterlagen
• Rechnungen

Hinweis zur Dokumenten-Sichtbarkeit:
Beim Hochladen können Sie die Sichtbarkeit festlegen (Intern, Desktop, Alle (+ Mobile)).
Details zur Dokumenten-Verwaltung und wichtige Sicherheitshinweise zu "intern"-Ordnern finden Sie im Kapitel Personal → Dokumente hochladen.

Digitale Prüfprotokolle

Im Tab Prüfungen eines Fahrzeugs erscheint der Button „+ Protokoll erstellen", sofern mindestens eine aktive Protokollvorlage für das Modul Fuhrpark konfiguriert ist. Ohne konfigurierte Vorlage wird der Button nicht angezeigt.

Im Auslieferungszustand ist eine Vorlage enthalten: UVV-Prüfung DGUV Vorschrift 70. Nach Auswahl öffnet sich die Vorlage in einem Formularfenster. Sie füllen die Prüffelder aus, das System erstellt daraus ein PDF, speichert es mit einem SHA-256-Prüfwert und verknüpft es automatisch mit dem Fahrzeug.

Finanzstatus

Der Button Finanzstatus öffnet eine stichtagsbezogene Finanzübersicht des gesamten Fuhrparks. Er ist nur für Administratoren und Benutzer mit der Berechtigung „Personal" sichtbar.

Oben auf der Seite stehen vier Kennzahlen als Übersicht:

Darunter befindet sich eine Tabelle aller aktiven Fahrzeuge mit Finanzierungsart (Barkauf / Finanzierung / Mietkauf), monatlicher Rate, berechneter Restschuld, Zeitwert, finanzierendem Institut und Laufzeitende. Ein Klick auf ein Fahrzeug öffnet direkt dessen Finanzierungs-Tab.

Stichtag: Standardmäßig wird der heutige Tag ausgewertet. Sie können ein beliebiges Datum wählen — in der Vergangenheit (Vergangenheitswert) oder in der Zukunft (Prognose, Zeitwerte bleiben dabei unverändert, Restschulden werden fortgeschrieben).

10. Inventar - Werkzeuge und Ausstattung

Das Inventar hilft Ihnen, den Überblick über alle Geräte, Werkzeuge und Materialien zu behalten.

Was gehört ins Inventar?

• Elektrogeräte (Bohrmaschinen, Winkelschleifer, etc.)
• Maschinen
• Werkzeuge
• Leitern und Tritte
• Messgeräte
• Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
• Schutzkleidung
• Feuerlöscher
• Schlüssel und Karten
• Material

Neues Inventarstück anlegen

1. Klicken Sie auf "Neu"
2. Füllen Sie aus:

Prüfungen erfassen

Viele Geräte müssen regelmäßig geprüft werden:

1. Gehen Sie zum Tab "Prüfungen"
2. Klicken Sie auf "Prüfung hinzufügen"
3. Geben Sie ein: Art der Prüfung, Datum, wer hat geprüft, nächster Termin
4. Das Dashboard erinnert Sie an anstehende Prüfungen

Dokumente

Auch hier können Sie ablegen:

• Bedienungsanleitungen
• Prüfprotokolle
• Rechnungen
• Garantieunterlagen

Hinweis zur Dokumenten-Sichtbarkeit:
Beim Hochladen können Sie die Sichtbarkeit festlegen (Intern, Desktop, Alle (+ Mobile)).
Details zur Dokumenten-Verwaltung und wichtige Sicherheitshinweise zu "intern"-Ordnern finden Sie im Kapitel Personal → Dokumente hochladen.

11. Werkstatt - Reparaturen verfolgen

Die Werkstattverwaltung hilft Ihnen, Reparaturen und Wartungen zu dokumentieren.

Neuen Werkstattauftrag anlegen

1. Klicken Sie auf "Neuer Auftrag"
2. Eine Auftragsnummer wird automatisch vergeben (z.B. WA-00001)
3. Wählen Sie, was repariert werden soll:

1. Beschreiben Sie den Schaden oder die gewünschte Arbeit
2. Setzen Sie die Priorität (normal, hoch, dringend)

Der Ablauf eines Werkstattauftrags

Status-Stufen:

1. Übermittelt: Der Auftrag wurde angelegt
2. In Bearbeitung: Die Werkstatt arbeitet daran
3. Erledigt: Die Arbeit ist fertig
4. Storniert: Falls der Auftrag abgebrochen wird

Ausführung dokumentieren

Im Tab "Ausführung" können Sie erfassen:

• Was wurde gemacht? (Tätigkeitsbericht)
• Wie viele Stunden hat wer gearbeitet?
• Welches Material wurde verwendet?
• Wann wurde die Arbeit fertig?

Dokumente

Fügen Sie hinzu:

• Fotos vom Schaden
• Protokolle
• Rechnungen von Ersatzteilen

Hinweis zur Dokumenten-Sichtbarkeit:
Beim Hochladen können Sie die Sichtbarkeit festlegen (Intern, Desktop, Alle (+ Mobile)).
Details zur Dokumenten-Verwaltung und wichtige Sicherheitshinweise zu "intern"-Ordnern finden Sie im Kapitel Personal → Dokumente hochladen.

12. OPOS - Offene Posten

OPOS gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre finanzielle Situation.

Was zeigt OPOS an?

• Aufmaße gesamt: Alle erstellten Aufmaße
• Aufmaße mit LEB: Bereits bestätigte Aufmaße
• Aufmaße ohne LEB: Noch offene Aufmaße
• Rechnungen gesamt: Alle gestellten Rechnungen
• Offene ABG/VRAO-Gebühren: Noch nicht abgerechnete Gebühren

Filter nutzen

Sie können die Ansicht filtern nach:

• Stichtag: Stand zu einem bestimmten Datum
• Bauleiter: Nur Aufträge eines bestimmten Bauleiters
• Auftraggeber: Nur Aufträge eines bestimmten Auftraggebers
• Stornierte ausblenden: Stornierte Einträge nicht anzeigen

13. Unterweisungen - Nachweise und Schulungen

Das Unterweisungsmodul gibt Ihnen eine zentrale Übersicht über alle Unterweisungen und Schulungen Ihrer Mitarbeiter — wer aktuell ist, wer bald eine Auffrischung braucht und wer überfällig ist.

Die drei Ansichten

Das Modul bietet drei Ansichten, zwischen denen Sie oben links wechseln können:

• Matrix: Alle Mitarbeiter (Zeilen) × alle aktiven Schulungen (Spalten) auf einen Blick
• Fälligkeiten: Listenansicht, zeigt ausschließlich Einträge mit Handlungsbedarf (offen, Warnung, überfällig) — OK-Einträge werden ausgeblendet
• Gruppenprotokolle: Übersicht aller erfassten Gruppenprotokolle mit Filter nach Schulung, Auftrag und Zeitraum

Die Matrix-Ansicht

Die Matrix zeigt immer alle aktiven Mitarbeiter als Zeilen und alle aktiven Schulungen als Spalten — unabhängig davon, ob eine Schulung einem Mitarbeiter zugeordnet ist oder nicht. Die Zelle zeigt, ob eine Zuordnung besteht und wenn ja, den aktuellen Fälligkeitsstatus.

Bedeutung der Statusanzeigen:

Die Vorwarnzeit (ab wann "Fällig in Xd" erscheint) können Sie in Ihren persönlichen Dashboard-Einstellungen festlegen (Benutzermenü → Config → Tab "Dashboard").

Schulungen einem Mitarbeiter zuordnen:
Die Zuordnung, welcher Mitarbeiter welche Schulungen absolvieren muss, wird im Personalbogen des Mitarbeiters gepflegt: Personal → Mitarbeiter auswählen → Tab "Unterweisungen". Dort können Schulungen aus dem Katalog hinzugefügt, als Pflichtschulung markiert oder wieder entfernt werden.

Filter: Über die Filterleiste können Sie die Ansicht eingrenzen nach Mitarbeiter, Schulung, Typ (UW/SCH), Status und ob nur Pflichtschulungen angezeigt werden sollen.

Nachweis erfassen

Klicken Sie auf eine zugeordnete Zelle in der Matrix (oder auf "+ Nachweis" in der Fälligkeitsliste), um das Detail-Modal zu öffnen. Dort sehen Sie oben den Verlauf aller bisherigen Nachweise für diese Kombination aus Mitarbeiter und Schulung (Datum, Fälligkeit, Durchgeführt von, Dokument-Link).

Darunter können Sie einen neuen Nachweis erfassen. Dafür gibt es zwei Wege:

Weg 1 — Externes Dokument hochladen:

1. Datum der Durchführung eintragen (Pflicht)
2. "Durchgeführt von" wählen: entweder eine Person aus der internen Personalliste (Bauleiter, Sachbearbeiter) oder einen externen Namen als Freitext eingeben
3. Nächste Fälligkeit: wird automatisch aus dem Schulungsintervall berechnet, kann aber manuell überschrieben werden
4. Externes Dokument hochladen (PDF, JPG oder PNG) — z.B. ein bereits unterschriebenes Formular oder ein extern ausgestelltes Zertifikat
5. Optional: Bemerkung eintragen
6. Auf "Nachweis speichern" klicken

Weg 2 — Protokoll digital ausfüllen:
Wenn im System Protokollvorlagen für Unterweisungen hinterlegt sind (Config → Tab "Protokolle"), erscheint im Modal zusätzlich der Button "+ Protokoll". Damit können Sie ein digitales Protokoll direkt in der App erstellen:

1. Auf "+ Protokoll" klicken
2. Gewünschte Protokollvorlage aus der Liste auswählen
3. Das Formular öffnet sich im Vollbild — alle Felder ausfüllen
4. Nach dem Speichern wird automatisch ein PDF erzeugt und als Nachweis gespeichert

Gruppenprotokoll

Für Schulungen, bei denen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig unterwiesen werden, gibt es Gruppenprotokolle. Diese sind nur verfügbar, wenn im Schulungskatalog (Config → Tab "Unterweisungen") das Gruppenprotokoll für die jeweilige Schulung aktiviert ist und eine passende Protokollvorlage im System hinterlegt ist (Config → Tab "Protokolle", Modus "Einzel + Gruppenprotokoll").

Ein Gruppenprotokoll starten Sie durch Klick auf den Spaltenkopf der entsprechenden Schulung in der Matrix. Es öffnet sich eine Vorlagenauswahl, danach das Protokollformular im Vollbild. Die Teilnehmerauswahl und alle weiteren Angaben erfolgen direkt im Protokollformular. Nach dem Speichern erhalten alle erfassten Teilnehmer automatisch einen Nachweis für diese Schulung.

Alle erstellten Gruppenprotokolle sind in der Ansicht "Gruppenprotokolle" aufgelistet — mit Datum, Schulung, Teilnehmeranzahl, optionalem Auftragsbezug und einem Link zum PDF-Download.

Integritätsprüfung

Bei jedem digital ausgefüllten Protokoll (Weg 2 oben) speichert das System beim Erstellen automatisch einen SHA-256-Hashwert des erzeugten PDFs. Über das Schloss-Symbol (🔒) im Verlauf können Sie jederzeit prüfen, ob das PDF seit seiner Erstellung unverändert geblieben ist.

Berechtigungen:

• Ansehen: Administrator, Desktop Zugang, Unterweisungen
• Nachweise erfassen: Administrator, Personal, Unterweisungen
• Nachweise löschen: Administrator, Personal

14. Dokumente – Zentrale Ablage

Die zentrale Dokumentenablage ist der Ort für firmenweite Dokumente ohne Mitarbeiterbezug — zum Beispiel Betriebsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Prüfberichte, Wartungsanleitungen oder allgemeine Formulare.

Unterschied zu Personal-Dokumenten: Dokumente in der zentralen Ablage haben keinen Bezug zu einem einzelnen Mitarbeiter. Mitarbeiterbezogene Dateien (Zeugnisse, Nachweise, Unterweisungen) gehören in das Personal-Modul.

Aufbau und Bedienung

Das Modul besteht aus zwei Bereichen:

• Linke Seite – Ordnerbaum: Hierarchische Ordnerstruktur. Klick auf einen Ordner zeigt dessen Dateien rechts an. Unterordner können beliebig tief verschachtelt werden.
• Rechte Seite – Dateiansicht: Zeigt alle Dateien des gewählten Ordners als Kacheln. Oben rechts: „↑ Datei hochladen"-Button (erst sichtbar wenn ein Ordner gewählt ist).

Außerdem gibt es eine modulweite Suche oben über beiden Bereichen — sie durchsucht gleichzeitig Dateinamen und Beschreibungen aller für Sie sichtbaren Dokumente.

Ordner anlegen

Klicken Sie auf „+ Neuer Ordner" oben links. Wenn bereits ein Ordner gewählt ist, können Sie wählen, ob der neue Ordner als Unterordner oder im Hauptverzeichnis erstellt werden soll. Doppelte Ordnernamen auf gleicher Ebene werden verhindert.

Ordner löschen

Der Button „Ordner löschen" erscheint rechts oben, sobald ein Ordner gewählt ist — jedoch nur für Administratoren. Das Löschen eines Ordners entfernt unwiderruflich alle Dateien und Unterordner rekursiv, sowohl in der Datenbank als auch auf dem Speichermedium. Eine Rückfrage erscheint zur Bestätigung.

Dateien hochladen

Wählen Sie zuerst einen Ordner, dann klicken Sie auf „↑ Datei hochladen". Im Dialog:

• Datei wählen: Klicken oder per Drag & Drop. Erlaubte Typen: PDF, Word, Excel, Bilder, Text-Dateien — max. 50 MB.
• Beschreibung (Pflichtfeld): Kurze Angabe zum Inhalt der Datei.
• Sichtbarkeit (siehe unten): Legt fest, wer die Datei sehen kann.

Zwei Dateien mit identischem Namen im selben Ordner sind nicht möglich — ein Hinweis erscheint.

Sichtbarkeit

Jede Datei hat eine Sichtbarkeitsstufe, die beim Upload und bei der nachträglichen Bearbeitung festgelegt werden kann:

Wenn die Sichtbarkeit einer bereits hochgeladenen Datei geändert wird, verschiebt beAV die Datei automatisch im Speicher in den entsprechenden Bereich (intern / öffentlich). Es ist keine manuelle Aktion erforderlich.

Dateien verwalten

Jede Datei-Kachel zeigt: Dateityp-Symbol, Dateiname, Größe, Hochgeladen-von, Datum, Beschreibung und Sichtbarkeits-Badge. Die Aktionsleiste unten an jeder Kachel enthält:

• 👁 Vorschau: Öffnet PDFs und Bilder direkt im Browser in einem Vollbild-Overlay. Für andere Dateitypen deaktiviert.
• ⤓ Herunterladen: Lädt die Datei herunter.
• ✎ Bearbeiten: Ändert Beschreibung und Sichtbarkeit. Nicht-Administratoren können nur ihre eigenen Dateien bearbeiten.
• 🗑 Löschen: Entfernt Datei aus Datenbank und Speicher. Nicht-Administratoren können nur ihre eigenen Dateien löschen.

Suche

Die Suchleiste oben durchsucht alle für Sie sichtbaren Dokumente im gesamten Modul (nicht nur den gewählten Ordner). Gesucht wird in Dateinamen und Beschreibungen. Mindestens 2 Zeichen erforderlich, maximal 100 Treffer werden angezeigt. In den Suchergebnissen ist der Ordnerpfad der jeweiligen Datei sichtbar.

Berechtigungen:

• Zugang zum Modul: Administrator, Desktop Zugang, Admin-Berechtigung
• Ordner erstellen: Administrator, Desktop Zugang, Admin-Berechtigung
• Ordner löschen: Nur Administrator
• Datei hochladen: Administrator, Desktop Zugang, Admin-Berechtigung
• Eigene Datei bearbeiten/löschen: Administrator, Desktop Zugang, Admin-Berechtigung
• Fremde Datei bearbeiten/löschen: Nur Administrator
• Intern-Dokumente sehen: Nur Administrator

Konfiguration (Config-Menü)

Das Konfigurationsmenü erreichen Sie über das Benutzermenü rechts oben → "Config". Hier können Sie beAV Pro an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Für alle Benutzer verfügbar

Tab "Passwort"

Hier können Sie Ihr eigenes Passwort ändern:

• Altes Passwort eingeben
• Neues Passwort eingeben (muss den Passwort-Richtlinien entsprechen)
• Neues Passwort wiederholen

Tab "Dashboard"

Hier stellen Sie ein, welche Warnungen Sie im Dashboard sehen möchten:

• Anzeigen: Widget im Dashboard ein-/ausblenden
• Warnen: Bei Login-Popup benachrichtigen
• Vorwarnzeiten: Wie viele Tage vor Ablauf soll gewarnt werden?
• Nur eigene: Nur Aufträge anzeigen, bei denen Sie Bauleiter sind

Nur für Administratoren

Tab "DB/Storage"

Datenbank-Wartung:

Als Administrator können Sie hier einmalig die benötigte Datenbankstruktur für beAV Pro anlegen oder bei Updates aktualisieren. Dies wird normalerweise nur bei der Erstinstallation oder nach Software-Updates benötigt.

Dateispeicher:

Konfiguration des Speicherorts für hochgeladene Dokumente:

• Lokal (Serverpfad): Dokumente werden auf dem Server im angegebenen Pfad gespeichert
• WebDAV: Dokumente werden auf einem Netzwerkspeicher abgelegt
• S3 (Amazon/Compatible): Dokumente werden in Cloud-Storage gespeichert (z.B. Amazon S3, MinIO, Wasabi)

Die vollständige Einrichtung des Dateispeichers (alle Optionen mit Feldbeschreibungen) ist in der Installationsanleitung beschrieben.

Tab "Sicherheit"

HTTPS erzwingen:

Passwort-Richtlinien:

Legen Sie fest, wie stark die Passwörter Ihrer Benutzer sein müssen:

• Einfach: Mindestens 6 Zeichen (nur für Testsysteme empfohlen)
• Standard: Mindestens 8 Zeichen + Groß-/Kleinschreibung + Zahlen
• Streng: Mindestens 12 Zeichen + Groß-/Kleinschreibung + Zahlen + Sonderzeichen (empfohlen für Produktivsysteme)

Auto-Login (Remember Me):

Ermöglicht Mitarbeitern, angemeldet zu bleiben. Der Mitarbeiter muss dies zusätzlich in seinen persönlichen Einstellungen (Tab "Passwort") selbst aktivieren. Ein sicheres Token wird gespeichert und automatisch erneuert.

Sie können Auto-Login getrennt für Mobile Web und Desktop Web aktivieren/deaktivieren und die Token-Gültigkeit festlegen:

• Mobile Web (/mobile/): Auto-Login für mobile Endgeräte
• Desktop Web (/login.php): Auto-Login für Desktop-Browser
• Token-Gültigkeit: Wie viele Tage bleibt der Mitarbeiter angemeldet? (Standard: 1 Tag)

Tab "Wochenplaner"

Bundesland: Für korrekte Feiertage

Layout: Spaltenbreiten anpassen

Farben: Farben für Urlaub, Krank, Sonderurlaub etc.

Sperrsystem:

Der Wochenplaner wird automatisch gesperrt, wenn ein Benutzer ihn bearbeitet. So wird verhindert, dass zwei Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen und sich dabei gegenseitig überschreiben. Das Sperrsystem hat vier wichtige Zeiteinstellungen:

• Polling-Intervall (Standard: 5 Sekunden):
  Wie oft fragt der Browser nach Updates, wenn der Wochenplaner von jemand anderem gesperrt ist? Je kürzer das Intervall, desto schneller sehen Sie Änderungen anderer Benutzer - aber es erzeugt auch mehr Server-Last.
• Lock-Timeout (Standard: 900 Sekunden / 15 Minuten):
  Nach wie vielen Sekunden wird die Sperre automatisch aufgehoben, wenn der sperrende Benutzer keine "Ich bin noch da"-Signale mehr sendet? Dies ist wichtig für den Fall, dass ein PC abstürzt, das Netzwerk ausfällt oder der Browser geschlossen wird - dann wird der Wochenplaner nach dieser Zeit automatisch freigegeben.
• Heartbeat-Intervall (Standard: 60 Sekunden):
  Wie oft sendet der Browser ein "Ich arbeite noch"-Signal an den Server, um die Sperre aufrechtzuerhalten? Wenn dieses Signal nicht rechtzeitig kommt (z.B. weil der Benutzer inaktiv ist), läuft der Lock-Timeout ab und gibt die Sperre frei.
• Auto-Logout (Inaktivitätstimer, Standard: 300 Sekunden / 5 Minuten):
  Nach wie vielen Sekunden ohne Benutzeraktivität wird der Benutzer automatisch abgemeldet? Dies dient der Sicherheit, damit bei längerer Abwesenheit (z.B. Kaffeepause) niemand unbefugt auf den offenen Wochenplaner zugreifen kann.

Zusammenspiel: Solange Sie aktiv im Wochenplaner arbeiten, sendet Ihr Browser alle 60 Sekunden (Heartbeat) ein Signal. Bei 5 Minuten Inaktivität erfolgt der Auto-Logout. Wenn Ihr Rechner abstürzt oder das Netzwerk ausfällt, gibt der Lock-Timeout nach 15 Minuten die Sperre frei. Andere Benutzer sehen alle 5 Sekunden (Polling), ob die Sperre noch aktiv ist.

Tab "Personalkalender"

Layout: Spaltenbreiten und Zeilenhöhe im Personalkalender anpassen.

• Breite Mitarbeiter (px): Wie breit soll die Mitarbeiter-Spalte sein? (Standard: 200 px)
• Breite Mo-Fr (px): Wie breit sollen die Tagesspalten Montag bis Freitag sein? (Standard: 28 px)
• Breite Sa/So (px): Wie breit sollen die Tagesspalten Samstag und Sonntag sein? (Standard: 28 px)
• Zeilenhöhe (px): Wie hoch sollen die Mitarbeiter-Zeilen sein? (Standard: 28 px)

Tab "Personal"

• Personalnummer: Startwert für automatische Nummerierung
• Urlaubsanspruch: Standard-Werte pro Personaltyp

Tab "Zeiterfassung"

Tab "DATEV"

Tab "Auftragsverwalter"

Hier legen Sie fest, wann Warnungen für VRAO, ABG und Projektbestätigungen im Dashboard angezeigt werden.

Schwellenwert Kurzbaustelle vs. Projekt:

Ab wie vielen Tagen Laufzeit gilt ein Auftrag als "Projekt" (mit längerer Vorlaufzeit für Dokumenten-Warnungen)? Aufträge unterhalb dieses Schwellenwerts gelten als "Kurzbaustelle" mit kürzerer Vorlaufzeit.

• Beispiel: Schwellenwert = 90 Tage
  • Auftrag mit 60 Tagen Laufzeit = Kurzbaustelle → kürzere Vorwarnzeit (z.B. 7 Tage)
  • Auftrag mit 120 Tagen Laufzeit = Projekt → längere Vorwarnzeit (z.B. 30 Tage)

Vorwarnzeiten: Wie viele Tage vor Ablauf sollen Warnungen für VRAO, ABG und Projektbestätigungen im Dashboard erscheinen?

Tab "Protokolle"

Hier verwalten Sie die Protokollvorlagen, die in den einzelnen Modulen (z.B. Fuhrpark) zum Erstellen digitaler Prüf- und Unterweisungsprotokolle verwendet werden. Dieser Tab ist ausschließlich für Administratoren sichtbar.

Die Liste zeigt alle vorhandenen Vorlagen mit Name, zugehörigem Modul und Aktiv-Status. Über die Aktionsbuttons rechts können Sie jede Vorlage ein- oder ausschalten, bearbeiten oder löschen.

Neue Vorlage anlegen / Vorlage bearbeiten:

• Name: Bezeichnung der Vorlage, z.B. „UVV-Prüfung DGUV Vorschrift 70".
• Modul: Dem Modul zugeordnet, in dem die Vorlage aufrufbar sein soll. Aktuell verfügbar: Fuhrpark, Inventar, Unterweisungen.
• Verwendung (nur bei Modul „Unterweisungen"): Legt fest, ob die Vorlage für Einzel-Unterweisungen oder zusätzlich für Gruppenprotokolle genutzt werden kann.
  • Einzel-Unterweisung — Vorlage wird nur für einzelne Unterweisungsnachweise verwendet.
  • Einzel + Gruppenprotokoll — Vorlage steht zusätzlich für das Erstellen von Gruppenprotokollen zur Verfügung (Spalten-Header in der Matrix klickbar).
• PHP-Datei: Die eigentliche Vorlagendatei. Bei einer neuen Vorlage erforderlich, beim Bearbeiten optional — wird nur hochgeladen, wenn die bestehende Datei ersetzt werden soll.

Löschen: Entfernt den Datenbankeintrag und die PHP-Datei unwiderruflich vom Server. Vorlagen, die bereits in Protokollen verwendet wurden, sollten stattdessen deaktiviert werden.

Tab "Unterweisungen"

Hier verwalten Sie den Schulungskatalog — also die Liste aller Unterweisungen und Schulungen, die in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden. Nur Einträge aus diesem Katalog erscheinen als Spalten in der Unterweisungs-Matrix und können Mitarbeitern zugeordnet werden.

Dieser Tab ist zugänglich für Administratoren sowie für Benutzer mit der Berechtigung „Unterweisungen" (vergeben im Personalbogen unter Berechtigungen).

Zwei Typen von Einträgen:

• UW Unterweisung — Sicherheitsunterweisung gemäß §12 ArbSchG. Wiederkehrend mit festgelegtem Intervall (z.B. jährlich). Typische Beispiele: Arbeitssicherheit, Brandschutz, Erste Hilfe.
• SCH Schulung — Qualifizierungsmaßnahme oder Kurs mit Nachweis. Typische Beispiele: Schweißerlehrgang, Kranführerschein, Gabelstaplertraining.

Felder beim Anlegen und Bearbeiten:

• Name (Pflichtfeld): Bezeichnung der Unterweisung oder Schulung, z.B. „Arbeitssicherheit Jahresunterweisung".
• Typ: UW oder SCH (siehe oben).
• Beschreibung (optional): Wird beim Erstellen eines digitalen Protokolls als Vorausfüllung verwendet.
• Wiederholungsintervall: Einmalig, 6, 12, 24, 36 oder 60 Monate — oder ein frei eingegebener Wert in Monaten. Bei Einmalig erfolgt keine Fälligkeitsberechnung.
• Gruppenprotokoll möglich: Aktiviert die Möglichkeit, über den Spalten-Header in der Matrix ein Gruppenprotokoll zu erstellen. Nur sinnvoll, wenn eine passende Protokollvorlage mit Modus „Einzel + Gruppenprotokoll" vorhanden ist.
• Aktiv: Inaktive Einträge erscheinen nicht mehr in der Unterweisungs-Matrix und sind bei Zuweisungen nicht mehr auswählbar.

Löschen: Ein Eintrag kann nur gelöscht werden, wenn ihm noch keine Mitarbeiter zugewiesen sind und noch keine Nachweise existieren. Andernfalls erscheint ein Hinweis — deaktivieren Sie den Eintrag in diesem Fall stattdessen.

Tab "Update"

Hier spielen Sie Software-Updates für beAV Pro ein. Dieser Tab ist ausschließlich für Administratoren sichtbar. Die aktuell installierte Version wird oben im Tab angezeigt.

Ablauf eines Updates (zweistufig):

1. Paket hochladen und prüfen: Wählen Sie das vom Hersteller gelieferte .zip-Paket und klicken Sie auf „Paket prüfen". beAV überprüft zunächst die Signatur — nur vom Hersteller signierte Pakete werden akzeptiert. Bei ungültiger Signatur wird das Paket abgelehnt.
2. Vorschau bestätigen und installieren: Nach erfolgreicher Prüfung erscheint eine Vorschau mit Versionsvergleich (aktuell → neu), Anzahl der betroffenen Dateien und einer vollständigen Dateiliste. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung wird das Update eingespielt.

Mögliche Ergebnisse der Vorschau:

• ↑ Update — Das Paket enthält eine neuere Version. Schaltfläche „Jetzt installieren" erscheint.
• ⚠ Bereits installiert — Das Paket enthält dieselbe Version. Schaltfläche „Reparatur-Installation" erscheint — sinnvoll wenn eine Datei beschädigt ist.
• ↓ Downgrade — Das Paket ist älter als die installierte Version. Eine Installation ist nicht möglich.

Nach einem erfolgreichen Update: Es erscheint ein Link zu ensure_db.php — rufen Sie diese Seite auf, um die Datenbankstruktur auf den neuen Stand zu bringen. Dieser Schritt ist nach jedem Update empfohlen.

Datenschutz

Mitarbeiter und Adressen entfernen

Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder eine Adresse (z.B. Kunde, Auftraggeber) nicht mehr aktiv ist, gibt es zwei Möglichkeiten zum Umgang mit diesen Daten:

Empfehlung: Nutzen Sie die Anonymisieren-Funktion, um die Integrität Ihrer historischen Daten zu bewahren.

Häufige Fragen

Kann ich gelöschte Daten wiederherstellen? Nein, gelöschte Daten sind endgültig gelöscht. Seien Sie daher vorsichtig beim Löschen.

Warum kann ich etwas nicht bearbeiten? Möglicherweise bearbeitet gerade jemand anderes diese Daten. Warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut. Oder Sie haben keine Berechtigung dafür.

Wie ändere ich mein Passwort? Im Konfigurationsmenü unter dem Tab "Passwort" (Benutzermenü → "Config" → "Passwort").

Die Feiertage stimmen nicht. Was kann ich tun? In der Konfiguration kann das richtige Bundesland eingestellt werden. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Hilfe und Unterstützung

Bei Fragen, Problemen oder Anregungen wenden Sie sich gerne an unseren Support:

E-Mail: info@beav-web.de

beAV Pro - Version 1.12 Diese Anleitung wurde erstellt für beAV Pro Benutzer.